Автоматизация ресторанов: от кассы до управленческого учета

• Сервис позволяет управлять маркетинговым отделом, предоставляя посетителям скидки и внедряя рекламные акции.
• Упрощается работа бух учета в общепите, поскольку вести учеты на основе регулярного пробивания чеков и проведения инвентаризации в приложении ресторана гораздо легче.

В системе управления рестораном официанты принимают заказы и передают их на кухню или бар путем внесения в базу терминала. В некоторых заведениях официантам выдают планшеты с установленным приложением, с помощью которых они могут оформлять заказы и отдавать их на кухню прямо при гостях. Так повышается уровень обслуживания, максимально снижается риск неправильного оформления заказа.

Автоматизация ресторанов помогает ускорить процесс управления предприятием, исключает человеческий фактор в работе.

Программа позволяет ускорить работу бара. Если посетители заказывают напитки с бара, при оформлении заказа через терминал он попадает к бармену, которому необходимо приступить к выполнению задания. Когда напиток готов, бармен должен передать его официанту.

Автоматизация помогает установить систему контроля розлива или откупоривания маркированной бутылки. Так удается минимизировать мошенничество за барной стойкой.

В чеке для расчета клиентов указываются все заказанные блюда, напитки. Посетители, в зависимости от условий заведения, выбирают удобный способ оплаты и после внесения средств получают фискальный чек.
С помощью POS-терминалов легко открывать и закрывать кассовые смены, проводить инкассацию.

Система автоматизации ресторана затрагивает склад, фиксируя поставки. В учет вносятся сведения о том, какие продукты списаны, какое сырье поступило, как продукция передвигается внутри кафе. После закрытия чека официантом использованные продукты списываются с баланса технологической карты, которую составляет шеф-повар.

Программа для ресторана автоматизирует не только учет общепите, но и автоматизирует работу кухни. После того как официант отправляет заказ на кухню, повар или его помощники начинают процесс приготовления. Заказ отображается на дисплее или распечатывается для размещения на видном месте. Так со 100% вероятностью можно быть уверенными, что все заказанные блюда будут приготовлены. Когда официанты забирают поднос, задание закрывается поваром или тем человеком, который готовил.

Система бухгалтерского учета представляет собой админ-панель, с помощью которой владельцы ресторана могут изучать и анализировать отчеты. На основе полученных данных бухгалтера рассчитывают заработную плату сотрудникам, отправляют отчеты в налоговую службу. Бухгалтерский учет можно проводить через программу автоматизации и 1C, копируя необходимые данные.

С помощью системы управления легко контролировать рабочее время работников: количество отработанных часов и смен, число чеков, общую сумму заказов и т.д. Кроме того, есть возможность отслеживать популярные блюда меню, определять период наибольшего количества посетителей с целью улучшения обслуживания и оптимизации ресторана.

1. Зал: синхронизация меню, удобное оформление заказа и быстрая его передача повару, работа со столами, управление скидками.
2. Кухня: получение заказов от официантов, экран для внесения заметок, период приготовления блюд.
3. Склад: себестоимость продукта, количество продукции на складе, инвентаризация и т.д.
4. Персонал: график работы каждого сотрудника в виде таблицы, количество выходов.
5. Финансы: таблица с расчетами оплат, отчетов, выручки и т..д
6. Касса: меню, расчеты, чеки.
7. Бар: программа рассчитывает калькуляцию напитков, передает заказы с зала на бар.

Процесс приема заказа при автоматизации выглядит так же, как и во многих заведениях общественного питания: официант принимает заказ у гостей, через планшет или терминал отправляет его на кухню. Через систему ресторана шеф-повар получает уведомление и начинает приготовление.

В ресторане, где сервис учета не включен, могут возникнуть ошибки в виде неверно записанного блюда официантом или забытой позиции со стороны повара. В результате посетители остаются недовольными, репутация заведения ухудшается.

В автоматизированных ресторанах ситуация иная – слаженная и оперативная работа зала и ресторана ускоряет процесс выдачи заказа, исключает человеческий фактор и, соответственно, повышает лояльность посетителей. Как итог, клиенты рекомендуют заведение друзьям, близким, тем самым рекламируя его посредством «сарафанного радио».

iiko – это программа с простым интерфейсом, которая понятна в управлении на интуитивном уровне. Оно подходит как для автоматизации кофейни до автоматизации сети ресторанов. Официанту достаточно ввести заказ, отправить его на кухню и после выбить чек.
Эффективность автоматизации ресторана зависит от выбранной системы. Есть множество программ, которые конкурируют друг с другом. Популярными являются iiko, r-keeper (устанавливается на ПК) и Poster (хранится в облаке). Востребованной в последнее время стала iiko. По следующим причинам:
✓ Самостоятельное создание программ лояльности.
✓ Внедрение дополнительных модулей в зависимости от требований бизнеса.
✓ Установка в крупных кафе и небольших заведениях общественного питания.
✓ Отличная функциональность бек- и фронтофиса.
✓ Управление в удаленном режиме – весь бизнес удается вести через свой ноутбук, независимо от местоположения.
✓ Создание точной отчетности по доставке.
✓ Наличие подпрограмм, которые подключаются к серверу

На рынке HoReCa конкуренция высокая, поэтому важно, чтобы владельцы не только следили за учетами, но и предпринимали действия по улучшению бизнеса. С помощью сервисов автоматизации это удается делать, даже если собственник находится за пределами страны. Кроме того, использование умного ПО помогает снизить ошибки, человеческий фактор, что положительно влияет на уровень обслуживания.

Для успешного ведения бизнеса рекомендуется использовать программы автоматизации еще до открытия. Но если предприятие уже работает, то поводом могут стать следующие проблемы:

- Трудности в инвентаризации продукции.
- Убытки из-за просчета себестоимости блюд.
- Ошибки при обслуживании.
- Мошенничество или обман со стороны сотрудников.

Да! Система по первому запросу выдает четкие отчеты от каждого участка, помогает точно анализировать всю работу ресторана. Бухгалтер может проводить качественную инвентаризацию, учитывать остатки на складах, вводить информацию о поступлении товаров и т.д. Для управляющего это дополнительный плюс, поскольку так легче осуществлять контроль за персоналом, исключая мошенничество.

Благодаря внедрению системы автоматизации, управляющий может контролировать эффективность акций, скидок, применения персональных бонусов, что напрямую влияет на качество обслуживания. Ресторана с помощью программы может автоматизировать взаимоотношение с гостями.

Программа iiko, например, позволяет: вести видеонаблюдение, сканировать первичные документы, в режиме онлайн проводить инвентаризацию, переключать музыку в зале. «Фишка» программы – система запоминания клиента и заказанных блюд, которая позволяет в последующем сообщать о предпочтениях посетителя официанту. Кроме того, появляется возможность мотивировать сотрудников путем введения бонусных программ, автоматического начисления премий.