Финансовое планирование и управление бюджетом ресторана

Любой ресторан, независимо от формата и направления, прежде всего, должен быть прибыльным. Ведь без грамотного управления бюджетом удержаться на рынке очень тяжело. Четкое понимание финансовых потоков, статей расходов и прибыли – важнейшая составляющая выживания заведения. Контроль над ними позволяет рационально планировать бюджет, увеличить доходы и снизить незапланированные траты.

Финансовое планирование заведений общественного питания позволяет прогнозировать расходы и прибыль, определять ожидаемые доходы и будущие финансовые обязательства. Это в свою очередь дает возможность правильно рассчитать точку безубыточности, обеспечить ликвидность для оплаты счетов, налогов и заработной платы работников, выявить нецелесообразные расходы, а также принимать правильные и своевременные решения по инвестированию в развитие определенных направлений и изменение ценовой политики.

Совет! Чтобы избежать ошибок, финансовое планирование и формирование отчетности лучше доверить работнику с соответствующей квалификацией и опытом. Если в вашей команде нет такого человека или недостаточно опыта управления бюджетом с помощью систем автоматизации, рекомендуем пройти обучающие курсы.

Как правило, финансовое планирование для ресторана состоит из четырех ключевых этапов.

Первый этап – анализ текущего состояния финансов, в ходе которого рассматриваются основные отчеты и показатели:

• Прибыль и убыток (P&L). Оцениваются доходы от продаж, стоимость реализуемой продукции (COGS), операционные расходы и чистая прибыль.
• Движение денежных средств. Отслеживаются все каналы поступлений и выплат.
• Баланс. Определяются все активы, обязательства и доля собственного капитала.
• Исторические данные. Изучаются тенденции продаж, влияние сезонности, размер среднего чека и другие показатели за предыдущие периоды работы заведения.

Второй этап – прогнозирование доходов, которое основывается на исторических данных работы заведения (*если речь об уже работающем бизнесе), уровне влияния сезонности, будущих мероприятиях (праздники, акции и т.п.), мощности бизнеса (количество мест, оборот столов), среднем чеке и маркетинговых расчетах по запланированным показателям эффективности рекламной кампании. *Для нового заведения обычно принимаются ориентировочные данные после анализа рынка и конкурентов.

Третий этап – планирование затрат, которое учитывает:

• Переменные расходы (Variable Costs), зависящие от объема продаж, стоимости продуктов/себестоимости блюд (Food & Beverage Costs), заработной платы персонала на сдельной оплате и мер по оптимизации закупок и минимизации отходов.
• Постоянные расходы (Fixed Costs), не изменяющиеся относительно объемов продаж: стоимость аренды помещения, заработная плата штатного персонала с фиксированными ставками, коммунальные услуги, платежи по кредитам и лизингу, страхование, маркетинг, обслуживание техники, налоги, лицензии и т.д.

Последний четвертый этап – составление бюджета, что выражается в форме детального плана доходов и расходов на определенный период времени. Это может быть план на месяц, квартал или год. Считается правильным, если он реалистичен и без завышенных ожиданий, учитывает все статьи расходов и доходов, а также позволяет легко адаптироваться под изменения рынка.

Совет! Чтобы эффективно планировать расходы и доходы, примите за основу финансовую модель, соответствующую направлению вашего заведения.

Финансовое планирование позволяет эффективно управлять бюджетом ресторана, контролировать издержки и прибыль, быстро корректировать процессы при изменениях рынка. Его практическое применение выглядит следующим образом:

1. Мониторинг и регулярное сравнение фактических показателей с заложенными в бюджет. Для этого используются отчеты за определенные временные периоды (неделя, месяц, квартал).
2. Выявление отклонений от плана и поиск причин. Должны быть проанализированы отклонения по издержкам и прибыли, проведена оценка критичности расхождения показателей.
3. Проверка запасов и соблюдения норм порций. Регулярное проведение инвентаризации продуктов и проверка соблюдения заложенной технологии приготовления позволяют избежать избыточных закупок и перерасхода.
4. Оптимизация затрат. Может быть реализована через работу с поставщиками (снижение цены), применение принципов энергосбережения, эффективного управления персоналом (построение более целесообразного графика работы, обучение персонала для минимизации ошибок), уменьшение количества отходов (правильное хранение, контроль сроков годности и т.п.) и корректировку маркетинговой кампании.
5. Реализация стратегий управления денежными потоками, которая может включать создание резервного фонда и поиск баланса между дебиторской и кредиторской задолженностью, контроль за своевременной оплатой счетов и поступлением средств, дальнейшее планирование инвестиций в развитие и ремонт.

Современные программные решения значительно упрощают финансовое планирование и управление бюджетом ресторана. Так, система автоматизации Syrve позволяет:

• Автоматически генерировать отчеты за разные периоды времени в удобном для специалиста формате;
• Отслеживать продажи в реальном времени и получать данные для анализа направлений поступления средств по разным категориям (наличные деньги, банковские транзакции, система кредитов и лимитов для корпоративных клиентов);
• Предоставлять аналитику для разработки и внедрения эффективных маркетинговых стратегий, взаимодействовать с базой гостей и получать точные данные о среднем чеке и категории платежеспособности;
• Контролировать запасы и планировать заказы поставщикам, предотвращая избыточные закупки или дефицит продуктов;
• Сравнивать поставщиков и выбирать наиболее рентабельные варианты;
• Вести расчеты порций и учитывать категории качества продуктов;
• Быстро и точно производить инвентаризацию, отслеживать сроки годности;
• Анализировать финансовые показатели и выявлять наличие проблем для быстрого их решения;
• Делать прогнозы продаж с помощью искусственного интеллекта, учитывая данные предыдущих периодов и различные сопутствующие факторы (спрос, будущие мероприятия, сезонность, время суток);
• Оптимизировать рабочие графики, отслеживать эффективность сотрудников и обучать персонал;
• Предотвращать кражи и злоупотребления.

Преимущества использования системы Syrve для управления бюджетом ресторана – это возможность получать точные данные и распределять их по разным категориям (работникам, гостям, позициям меню и т.п.), вычислять точную себестоимость на основе калькуляционных карт, управлять рабочим временем работников и рационально распределять фонд заработной платы, сверять транзакции с банковскими выписками.

Автоматизация финансового планирования также минимизирует влияние человеческого фактора, обеспечивает согласованность данных и в целом упрощает аудит.