Організація управлінського обліку в ресторані
З чого складається та як поставити облік
Успішний ресторан потребує не лише творчості та емоційної залученості, але й дбайливого фінансового планування та розсудливих управлінських рішень.
Ключ до цього — точний управлінський облік, який забезпечує стабільність та розвиток. Активний керівник, аналізуючи звіти, визначає зайві витрати, знаходить точки для росту та визначає шляхи ефективного розвитку ресторану.
Ключ до цього — точний управлінський облік, який забезпечує стабільність та розвиток. Активний керівник, аналізуючи звіти, визначає зайві витрати, знаходить точки для росту та визначає шляхи ефективного розвитку ресторану.
Роль управлінського обліку
На початкових етапах підприємці, що ведуть невеличкі кафе, можуть вважати, що фінансовий облік важливий лише для великих ресторанів. Зазвичай вони користуються простими методами, наприклад, записуючи все на папері або в Excel. Але з часом виявляється, що для забезпечення зростання і розширення бізнесу необхідна досконаліша система обліку. Досвідчені керівники підтверджують, що якісна система обліку є ключовою для розвитку бізнесу.
Як відрізняється бухгалтерський та управлінський облік?
Багато рестораторів-початківців плутають бухгалтерський та управлінський облік, хоча вони мають різну мету. Бухгалтерський облік служить для звітності перед органами контролю та відповідності податковим правилам, а управлінський облік надає інформацію для стратегічного планування та прийняття рішень в бізнесі.
Щоб полегшити роботу, програми для бухгалтерського та управлінського обліку повинні бути поєднані, щоб уникнути подвійного введення даних і зекономити час бухгалтера. Важливо зауважити, що програми для бухгалтерського обліку не можуть замінити програму для управлінського обліку. Їх використання для управлінських рішень не буде ефективним.
Переваги, які забезпечує управлінський облік
Як відрізняється бухгалтерський та управлінський облік?
Багато рестораторів-початківців плутають бухгалтерський та управлінський облік, хоча вони мають різну мету. Бухгалтерський облік служить для звітності перед органами контролю та відповідності податковим правилам, а управлінський облік надає інформацію для стратегічного планування та прийняття рішень в бізнесі.
Щоб полегшити роботу, програми для бухгалтерського та управлінського обліку повинні бути поєднані, щоб уникнути подвійного введення даних і зекономити час бухгалтера. Важливо зауважити, що програми для бухгалтерського обліку не можуть замінити програму для управлінського обліку. Їх використання для управлінських рішень не буде ефективним.
Переваги, які забезпечує управлінський облік
- Розуміння реального фінансового стану. Можна докладно оцінити, чи вистачає щомісячного прибутку для покриття усіх витрат. Це створює чітке уявлення про фінансове здоров'я компанії, допомагає виявити ефективність фінансових стратегій
- Запобігання фатальним помилкам. Наприклад, якщо ресторатор розглядає можливість отримання кредиту на 2 млн гривень для розширення при обороті 1 млн гривень, фінансовий облік вкаже, чи варто ризикувати, оскільки можливо, що весь прибуток буде витрачено на погашення кредиту. Таким чином, перед важливими інвестиціями, наприклад, у покращення кухонного обладнання, власник може зробити обґрунтований вибір.
- Обдумані рішення. При відкритті нового ресторану або доставки з закладу, управлінський облік дозволить оцінити, які рішення призведуть до оптимізації витрат та підвищення прибутковості. Наприклад, визначити оптимальні ціни на страви, ефективні рекламні стратегії чи оптимальний розклад роботи персоналу. За допомогою управлінського обліку можна забезпечити детальний аналіз і приймати обгрунтовані рішення для успішного старту нового закладу.
Як побудувати управлінський облік у ресторані?
Щоб організувати управлінський облік, потрібно виконати 3 основні кроки.
- 1Визначити відповідальну особу за ведення управлінського облікуПри виборі відповідального за управлінський облік важливо враховувати потенційні конфлікти інтересів, особливо, якщо власник не займається цим особисто. Призначення керівника ресторану на цю роль не завжди оптимальне рішення, адже він буде оцінювати результати своєї власної роботи, що створює ризик конфлікту інтересів. Замість цього, більш ефективним рішенням може бути призначення фінансового директора, який буде звітувати безпосередньо перед власником.
Якщо керуючий самостійно займається управлінським обліком, важливо забезпечити прозорість його діяльності. Для цього можна впровадити певні механізми контролю. Також, корисно регулярно проводити аудит обліку та залучати зовнішніх експертів для незалежної оцінки фінансової діяльності. - 2Фіксовані стандарти для звітностіВажливим аспектом ефективного фінансового управління є встановлення чітких стандартів для звітності. Потрібно ясно визначити, які типи звітів та в якому форматі мають надаватися. Окрім використання стандартних звітів, важливо уточнити та затвердити статті витрат та бюджетні категорії, які повинні бути відображені у звітах. Наприклад, бюджетна категорія "Фонд обов'язкових платежів" може включати витрати на оренду, комунальні послуги, інтернет, технічне обслуговування та інші подібні статті. Важливо, щоб власник був добре обізнаний з деталями кожної бюджетної категорії, незалежно від того, хто готує звіти.
- 3Фіксована дата завершення фінансового періодуВизначте конкретну дату закриття фінансового періоду, наприклад, 10-го числа кожного місяця. Строге дотримання цієї вимоги є критично важливим: після обраної дати період вважається закритим, і будь-які зміни в облікових даних за цей період більше не допускаються.
- 4Підбір відповідного інструментуНайдосконалішою системою для кафе та ресторанів, де реалізований функціонал, потрібний для управлінського обліку, є програма Syrve.
А для щоденного моніторингу ключових показників варто використовувати мобільний застосунок SyrveDashboard - центр контролю ресторану в одному місці. Він збирає дані з програми обліку Syrve та перетворює їх у зрозумілі графіки та таблиці.
Звіти для управління рестораном
Ключові звіти, які має регулярно аналізувати керуючий рестораном
- Звіт про продажіЦей розділ містить вичерпну інформацію про обсяги та вартість продажів товарів і страв. В системі Syrve можна легко створити звіт про продажі за обраний період або отримати детальну інформацію за конкретними днями, визначити специфічний склад та вибрати потрібні типи документів для ведення обліку.
Для доступу до звіту про продажі в Syrve, ви можете використовувати розділ "Звіти" або "Товари та склади", обравши там варіант "Звіт про продажі за період". Можливість перегляду звіту також доступна через список касових змін за допомогою функції "Переглянути звіт про продажі". Для глибшого аналізу можна також використовувати OLAP-звіт про продажі у системі Syrve. - Аналіз менюРегулярний аналіз меню важливий для зрозуміння, які страви приносять ресторану найбільший прибуток, які не мають очікуваного попиту, а які взагалі варто виключити з меню. Існує кілька методів аналізу меню. Наприклад, ABC-аналіз у системі Syrve надасть необхідну інформацію, але для глибшого розуміння ефективності меню рекомендується проводити портфельний аналіз.
- Управлінський балансЦей звіт відображає поточний стан активів і пасивів компанії на певну дату. Він надає керівнику інформацію про те, де перебувають фінансові ресурси ресторану, і чи зараз відповідний момент для виплати дивідендів.
- Звіт про рух грошових коштів (РГК)Звіт про рух грошових коштів не лише фіксує моменти надходження та витрат грошей у ресторані, але і служить важливим інструментом для розуміння фінансової стабільності закладу. Він дозволяє вчасно виявляти можливі проблеми з оплатою рахунків і кредитів, надаючи керівництву можливість приймати обгрунтовані рішення.
- Звіт про небезпечні операціїОсновний інструмент в ресторанах в боротьбі зі зловживаннями персоналу. Створюється в програмі Syrve в розділі "Спеціальні звіти". Звіт містить інформацію про скасування попереднього чека, прибирання страв із замовлення з урахуванням списання продуктів або без нього, а також про видалення замовлень та інші подібні дії, які можуть свідчити про злочинні дії співробітників.
Що буде, якщо не вести управлінський облік у ресторані?
Успішний ресторан — це не тільки гармонійне поєднання творчості та новаторства. Хоча це також відіграє важливу роль, фундаментом є фінансове планування та управлінський облік. Ігнорування цих аспектів веде до серйозних проблем в довгостроковій перспективі.
- 1Чи приносить ресторан прибуток?Це питання критично важливе для будь-якого підприємця. Адже мета вкладення власних або інвесторських коштів у ресторан полягає не просто в реалізації ідеї, а в отриманні прибутку. Визначити прибутковість і термін повернення інвестицій можна, аналізуючи доходи та витрати. У випадку, коли не ведеться баланс і не складається звіт про прибутки та збитки, то управління бізнесом відбувається навмання. Це своєю чергою призводить до фінансових втрат.
- 2Чи може заклад оплачувати рахунки?Наявність великої суми грошей у сейфі або на банківському рахунку ресторану не завжди є показником його ефективності. Не варто витрачати ці кошти без аналізу плану платежів постачальникам, термінів виплати зарплати співробітникам, оплати оренди та інших витрат. Ігнорування звіту про рух грошових коштів призводить до ситуації, коли при настанні терміну оплати за рахунками в сейфі або на рахунку в банку не виявиться необхідної суми.
- 3Чи чесні ваші співробітники?Довіра до керуючого важлива, але повністю виключити ризик крадіжок або зловживань у будь-якому закладі з найманим персоналом неможливо. Наприклад, в системі Syrve можна створити спеціальний звіт за потенційно ризикованими операціями, такими як видалення пречеків або страв із замовлення. Однак, якщо ви не хочете вдаватися в подібні управлінські нюанси, будьте готові до фінансових втрат.
Ще один важливий аспект — запізнення співробітників. У мережі закладів, де співробітники регулярно спізнюються на 10-20 хвилин, це може призвести до значних фінансових втрат. - 4Чи доцільно масштабуватися?Розглядаючи запуск нового проєкту, можна покладатися на власну інтуїцію та досвід. Однак існує альтернативний підхід: дані обліку дозволять визначити, чи вистачить поточних та майбутніх ресурсів для його фінансування. Однак для цього потрібен ретельний аналіз даних, що може бути часозатратним процесом.
- 5Для чого потрібні звіти, коли є загальні метрики?Існує думка, що в ресторанній справі можна обійтися без детальних звітів, орієнтуючись лише на ключові показники, як-от фудкост — не більше ніж 30%, витрати на персонал — до 28%, оренда — не більше ніж 15% від виторгу та госптовари — до 1%. Застосування стандартних показників до всіх закладів, не враховує унікальні потреби та особливості кожної концепції! Такий підхід неоптимальний, оскільки кожен ресторан має індивідуальні характеристики.
- 6Як діяти, коли інформації недостатньо?Управління бізнесом, як правило, являє собою прагнення досягти поставлених цілей в умовах обмежених ресурсів, таких як фінанси, інформація та персонал. Якщо в цій ситуації не враховувати точні показники, що відображають результати, то ресторан завжди перебуватиме в невизначеності. Рано чи пізно ресурси вичерпаються, а заклад доведеться закрити.
Постановка обліку від Смарт кафе
Для покращення фінансового управління та звітності, доцільно звернути увагу на послугу Смарт кафе — постановка управлінського обліку. В результаті заклад отримає:
- Налаштовані управлінські звітиБудуть доступні звіти про прибуток і збитки (P&L), рух грошових коштів (Cash Flow) та баланс. Це допоможе отримувати докладну інформацію про фінансовий стан ресторану.
- Дані про заборгованістьМожливість відстежувати заборгованості перед постачальниками, що сприяє кращому управлінню фінансами.
- Коректні показники фудкосту, прибутку та собівартості стравПостановка обліку допоможе визначити точні цифри, пов'язані з вартістю приготування страв і реальним прибутком.
Постановка обліку фахівцями Смарт кафе підсилює фінансову стійкість та ефективність управління закладом. Вона забезпечить прозорість фінансових показників, своєчасне прийняття управлінських рішень та цільове використання коштів.
Висновок
Управлінський облік відіграє критично важливу роль в успіху ресторанного бізнесу. Він відрізняється від бухгалтерського обліку, оскільки зосереджений на внутрішньому плануванні та прийнятті рішень, а не на звітності перед органами контролю. Цей вид обліку допомагає власникам та управлінцям ресторанів у прийнятті обґрунтованих фінансових рішень, виявленні можливостей для росту та контролю витрат.
Побудова ефективної системи управлінського обліку включає призначення відповідальної особи, створення фіксованих стандартів звітності, встановлення дати закриття фінансового періоду та вибір відповідного інструменту для моніторингу показників. Важливими звітами для управління рестораном є звіт про продажі, аналіз меню, управлінський баланс, звіт про рух грошових коштів та звіт про небезпечні операції.
Якщо не вести управлінський облік — неможливо визначити прибутковість закладу, своєчасно оплачувати рахунки, підвищений ризик зловживань персоналом, суцільна невизначеність щодо доцільності масштабування бізнесу та інші фінансові ризики.
Послуга постановка управлінського обліку від Смарт кафе розв'яже ці проблеми, надаючи необхідні інструменти та знання для ефективного фінансового управління та прийняття рішень. В результаті, ресторан зможе підвищити свою фінансову прозорість, своєчасність у прийнятті управлінських рішень та ефективність використання ресурсів.
Побудова ефективної системи управлінського обліку включає призначення відповідальної особи, створення фіксованих стандартів звітності, встановлення дати закриття фінансового періоду та вибір відповідного інструменту для моніторингу показників. Важливими звітами для управління рестораном є звіт про продажі, аналіз меню, управлінський баланс, звіт про рух грошових коштів та звіт про небезпечні операції.
Якщо не вести управлінський облік — неможливо визначити прибутковість закладу, своєчасно оплачувати рахунки, підвищений ризик зловживань персоналом, суцільна невизначеність щодо доцільності масштабування бізнесу та інші фінансові ризики.
Послуга постановка управлінського обліку від Смарт кафе розв'яже ці проблеми, надаючи необхідні інструменти та знання для ефективного фінансового управління та прийняття рішень. В результаті, ресторан зможе підвищити свою фінансову прозорість, своєчасність у прийнятті управлінських рішень та ефективність використання ресурсів.
Хочете покращити фінансові показники ресторану?
Замовляйте постановку обліку на Syrve!
Ви у гарній компанії
Ви у гарній компанії
Ми у соцмережах
© 2024 СМАРТ КАФЕ
Послуги
Контакти
Відділу продажу
+38 (063) 514-82-56
------------------
Техпідтримка 24/7
+38 (063) 514-82-53
м. Одеса, вул. Базарна, 77
м. Київ, вул. Євгена Сверстюка, 11А, оф. 1114
+38 (063) 514-82-56
------------------
Техпідтримка 24/7
+38 (063) 514-82-53
м. Одеса, вул. Базарна, 77
м. Київ, вул. Євгена Сверстюка, 11А, оф. 1114