Фінансове планування та управління бюджетом ресторану

1. Етапи фінансового планування для ресторану
2. Як відбувається управління бюджетом ресторану за допомогою фінансового плану
3. Можливості системи автоматизації для спрощення фінансового планування

Порада! Аби уникнути помилок фінансове планування та формування звітності краще довірити працівнику з відповідною кваліфікацією та досвідом. Якщо у вашій команді немає такої людини, або недостатньо новичок управління бюджетом за допомогою систем автоматизації, рекомендуємо пройти навчальні курси.

• Прибутки та збитки (P&L). Оцінюються доходи від продажів, вартість реалізованої продукції (COGS), операційні витрати та чистий прибуток.
• Рух грошових коштів. Відстежуються усі канали надходжень та виплат.
• Баланс. Визначаються усі активи, зобов'язання та доля власного капіталу.
• Історичні дані. Вивчаються наявні тенденцій продажів, вплив сезонності, розмір середнього чека та інші показники за попередні періоди роботи закладу.

• Змінні витрати (Variable Costs), які залежать від обсягу продажів, вартості продуктів / собівартості страв (Food & Beverage Costs), заробітної плати персоналу без окладу та заходів щодо оптимізації закупівель і мінімізації відходів.
• Постійні витрати (Fixed Costs), які не змінюються відносно обсягів продажів: вартість оренди приміщення, заробітна плата постійного персоналу з фіксованими ставками, комунальні послуги, платежі по кредитах та лізинг, страхування, маркетинг, обслуговування техніки, податки, ліцензії тощо.

Порада! Аби ефективно планувати витрати та прибутки, прийміть за основу фінансову модель відповідну напрямку вашого закладу.

1. Моніторинг та регулярне порівняння фактичних показників з тими, що були закладені у бюджет. Для цього використовуються звіти за певні часові періоди (тиждень, місяць, квартал).
2. Виявлення відхилень від плану та з’ясування причин. Мають бути проаналізовані відхилення по витратах і прибутку та проведена оцінка критичності розбіжності показників.
3. Перевірка запасів та дотримання норм формування порцій. Регулярне проведення інвентаризації продуктів та перевірка дотримання закладеної технології приготування дозволяє уникнути надлишкових закупівель та перерасходу.
4. Оптимізація витрат через роботу з постачальниками (зниження ціни), застосування принципів енергозбереження, ефективного управління персоналом (побудова більш доцільного графіку роботи, навчання персоналу для зменшення помилок), зменшення відходів (правильне зберігання, контроль термінів придатності тощо) та коригування маркетингової стратегії.
5. Реалізація стратегій управління грошовими потоками, що може включати створення резервного фонду та пошуку балансу між дебіторською та кредиторською заборгованістю, контроль за вчасною оплатою рахунків та надходженням коштів, подальше планування інвестицій в розвиток та ремонт.

• Автоматично генерувати звіти за різні періоди часу в зручному для спеціаліста форматі.
• Відстежувати продажі в реальному часі та отримувати дані для аналізу напрямів надходження коштів за різними форматами (готівка, банківські транзакції, система кредитів та лімітів для корпоративних клієнтів);
• Надавати аналітику для розробки та впровадження влучних маркетингових стратегій, працювати з базою гостей, отримуючі точні дані про середній чек та категорію платоспроможності;
• Контролювати запаси та планувати замовлення постачальникам, запобігаючи надлишковим закупівлям або дефіциту;
• Порівнювати постачальників та вибрати найбільш рентабельні варіанти;
• Вести розрахунки порцій та враховувати категорії продуктів;
• Швидко і точно проводити інвентаризацію продуктів, відстежувати терміни придатності;
• Аналізувати фінансові показники та виявляти існуючі проблеми для швидкого їх вирішення;
• Робити прогнози продажів за допомогою штучного інтелекту, враховуючи дані попередніх періодів та різноманітні супутні фактори (попит, майбутні заходи, сезонність, години дня);
• Оптимізувати робочі графіки, відстежувати ефективність співробітників та навчати персонал;
• Запобігати крадіжкам та зловживанням.