Як виконати постановку обліку в ресторані?

Постановка обліку в ресторані є вирішальною для його успіху. Без чіткого обліку, заклад може зіткнутися з проблемами у фінансах, управлінні запасами та оптимізації роботи персоналу, що може призвести до зниження прибутковості на 25-40%. У цій статті ми зосередимося на тому, як правильно організувати облік для забезпечення успішної роботи ресторану. Детально розглянемо ключові аспекти, які можуть покращити фінансові показники бізнесу та зекономити до 30% витрат, оптимізувавши ресурси та процеси.

Постановка обліку в ресторані є критично важливим процесом, який забезпечує управління фінансовими, матеріальними та людськими ресурсами закладу. Правильне ведення обліку дозволяє ресторану відслідковувати актуальну інформацію про свою діяльність, виявляти продуктивність робочих процесів, контролювати фінанси закладу, а також оцінювати прибутковість.

В рамках постановки обліку в ресторані здійснюється створення номенклатурної структури, що включає категоризацію товарів, заготовок, напівфабрикатів, страв та модифікаторів. Це допомагає у стандартизації кухонного процесу та спрощує управління запасами.

Крім того, процес включає введення в систему даних про співробітників, зокрема їхні прізвища, посади, оклади, робочі графіки та системи мотивації. Такий підхід забезпечує чіткий облік робочих годин, відпусток, прогулів.

Також важливим аспектом є облік фінансових взаємовідносин з контрагентами, включно з умовами відстрочки платежів, оплатами, а також управління знижками та акційними пропозиціями, що сприяє лояльності клієнтів і збільшенню продажів.

Вирішальним для забезпечення фінансової прозорості та контролю є встановлення фінансового обліку з деталізацією доходів і витрат, статей РГК (рух грошових коштів), P&L (звіт про прибутки та збитки), а також облік рахунків із балансами.

Важливо розуміти, що постановка обліку не є одноразовою дією; облік вимагає оновлення і коригування, щоб забезпечити актуальність даних і правильність управлінського рішення. Систематичне та грамотне ведення обліку дозволяє ресторану по максимуму використовувати доступні ресурси, оптимізувати витрати та збільшувати прибутковість.

Постановка обліку в ресторані — це фундаментальний процес, який визначає успішність управління бізнесом, незалежно від того, чи є це новий заклад, що тільки відкривається, або вже існуючий бізнес. Цей процес є життєво важливим для забезпечення точного і прозорого управління ресурсами, фінансами та персоналом.

Для нових закладів

Для новостворених ресторанів постановка обліку дає унікальну можливість почати з "чистого аркуша". Це означає, що у вас є шанс правильно налаштувати всі процеси з самого початку, включаючи номенклатурну структуру, облік запасів, фінансовий облік, а також систему управління персоналом та взаємовідносини з контрагентами. Такий підхід дозволяє уникнути багатьох поширених помилок і забезпечує міцну основу для стабільного та прибуткового бізнесу.

Для існуючих бізнесів

Щодо вже працюючих ресторанів, постановка або переосмислення обліку може стати ключовим моментом для оптимізації та поліпшення управління. Навіть якщо ви довгий час працювали без чіткої системи обліку або виявили, що поточні процеси мають помилки, завжди можливо внести зміни та покращення. Вдосконалення обліку може включати реорганізацію фінансових записів, уточнення даних про запаси, перегляд взаємодії з постачальниками, а також — оптимізацію робочих процедур і політик управління персоналом.

Спланований та експрес-формати

Постановка обліку може бути як добре спланованою, так і організованою в експрес-форматі. Спланований підхід передбачає детальне проєктування та ретельне впровадження всіх облікових процесів, що є ідеальним для нових закладів. Водночас експрес-формат може бути застосований у ситуаціях, коли часу на розгортання бракує. Наприклад, коли ресторану потрібно відкритися у дуже стислі терміни. Попри брак часу, навіть у таких умовах можливо коректно впровадити систему обліку.

Загалом, якісно налаштована постановка обліку є вирішальною для успішного управління рестораном, оскільки вона забезпечує достовірність даних, оптимізацію ресурсів, контроль за фінансами. Тому критично важливо підходити до цього процесу відповідально та усвідомлено, незалежно від стадії, на якій знаходиться ваш бізнес.

Важливо! Постановка обліку не повинна бути запланована як останній чи передостанній крок у процесі запуску ресторану. Важливо виділити достатньо часу для цього етапу, оскільки він вимагає детального введення та перевірки даних, щоб забезпечити точність і надійність управлінської інформації. Занадто пізнє впровадження системи обліку може призвести до непотрібних помилок або недоліків, що впливають на продуктивність ресторану.

Правильний вибір стратегії запуску є важливим елементом успіху, який потребує ретельного планування та підготовки. Створення сервісу, розробка меню, оформлення інтер'єру — усе це ми робимо для наших відвідувачів, але важливо не забувати про внутрішню організацію роботи ресторану. Правильна постановка обліку є ключовою для якісного управління бізнесом, оскільки вона дозволяє контролювати фінанси, розуміти реальні витрати та прибутки, і, в кінцевому підсумку, досягати запланованих цілей з прибутку.

Планування є фундаментом успіху будь-якого проєкту. Як підкреслював один з відомих рестораторів, ігнорування планування перетворює всі витрати на незаплановані, що може призвести до несподіваних результатів, включаючи ризик закриття бізнесу. Тому вкрай важливо заздалегідь прораховувати можливі сценарії та бути готовим до різних обставин, щоб забезпечити стабільність і розвиток вашого ресторану.

Найчастіші помилки в обліку та їхні джерела є важливою темою для розгляду. Ці помилки можуть виникати як на етапі запуску ресторану, так і можуть бути виявлені під час проведення аудитів в уже існуючих закладах.

Помилка 1. Невизначені ролі та відповідальності у закладі.

Це критичний момент, адже часто у ресторані не можна знайти відповідальну особу для нагальних запитань. Важливо, щоб кожен співробітник розумів свої обов'язки, особливо коли мова йде про такі ключові позиції, як шеф-кухар та бухгалтер.

Шеф-кухар відповідає за всі кулінарні процеси та має знати всі дані, що використовуються в системі обліку. Наприклад, якщо шеф-кухар не знає коефіцієнтів відходу продуктів, це свідчить про його відсутність в процесі обліку, що неприпустимо, оскільки така інформація безпосередньо впливає на прибутковість закладу.

З іншого боку, бухгалтер обробляє ці дані, але не визначає їх. Його завдання — коректно внести ці дані в систему. Шеф-кухар повинен встановити показники, передати їх бухгалтеру і слідкувати за їх дотриманням кухарями.

Якщо в ресторані немає спеціалізованого бухгалтера-калькулятора, цю роль може виконувати керівник або спеціально призначений менеджер. Однак важливо, щоб відповідальність була чітко розподілена, а не розмита серед кількох осіб, щоб уникнути хаосу і непорозумінь у робочому процесі.

Помилка 2. Порушення комунікації

Друга значуща проблема — це недоліки в комунікації, які часто є наслідком першої проблеми, пов'язаної з невизначеністю ролей. Якщо дані, занесені в систему, не відповідають дійсно використовуваним на практиці, виникають різноманітні проблеми. Важливо, щоб на робочих місцях кухарів завжди були доступні актуальні техкарти, які відображають точні рецепти та норми використання інгредієнтів.

Ця інформація допомагає уникнути помилок, які можуть призвести до незадоволення клієнтів, наприклад, відсутність певних інгредієнтів у страві, непослідовність смаку улюблених страв або неоднорідність порцій, що може стати причиною негативних відгуків. Правильна комунікація та наявність правильної інформації є ключовими для того, щоб усі члени команди працювали злагоджено.

Помилка 3. Поспіх

У повсякденному житті ми часто бачимо, що поспіх рідко призводить до хороших результатів. Те саме стосується і ведення бухгалтерського обліку. Робота, виконана нашвидкуруч, зазвичай містить багато помилок, неточностей і одруківок. Щоб виправити ці помилки, потрібно витратити час на повторну перевірку всіх номенклатур, що, зазвичай, забирає у тричі більше часу, ніж якби робота була виконана акуратно з самого початку.

Такі проблеми часто виникають у бухгалтерському обліку, але не варто забувати та про фінансові наслідки, які можуть бути ще більш значними. Уникнення поспіху та забезпечення уважності та точності у всіх етапах облікової роботи є ключовими для запобігання помилок та забезпечення фінансової стабільності бізнесу.

Помилка 4. Співробітники

Деякі заклади не вносять усіх співробітників до системи, що ускладнює облік заробітної плати та контроль за виконаною роботою. Це стає проблемою, коли, наприклад, для офіціантів-стажерів створюється один спільний обліковий запис "Стажер", через що неможливо точно визначити, хто з них зробив помилку у замовленнях або які продажі належать кому.

Це призводить до необхідності ведення ручних записів і подвійної роботи, особливо для бухгалтера, який мусить вручну обробляти ці дані. Нераціональне використання часу та ресурси, які можна було б витратити на більш продуктивну діяльність. Створення індивідуальних облікових записів для кожного співробітника, навіть у системах на кшталт Syrve, є простим і швидким рішенням, яке може значно покращити роботу закладу.

Помилка 5. Відсутність фінансових показників

Відсутність ведення фінансових показників є поширеною проблемою у ресторанному бізнесі, яку часто виявляють наші фахівці під час аудиту управлінського обліку на Syrve. Адже у більшості ресторанів фінансовий облік не ведеться належним чином: залишки на рахунках не відображають реального стану коштів, керівництво не може точно вказати суму грошей у сейфі, не знає фактичного обсягу прибутку, не володіє інформацією про нарахування заробітної плати та мотивацію персоналу. Причинами такого стану зазвичай є відсутність необхідних знань, нерозуміння, як коректно організувати фінансовий облік, або нестача кваліфікованих фахівців. Розв'язання цієї проблеми вимагає залучення досвідчених фінансистів та впровадження систем обліку, щоб забезпечити точність фінансових даних і покращити фінансову прозорість у ресторані.