Облік руху грошових коштів у Syrve

РГК або Cash flow - це звіт про рух грошових коштів у закладі. Він показує, коли гроші потрапляють на рахунок або в касу, та коли йдуть з них. Він дає відповідь на питання:

• Скільки грошей є на рахунках?
  
• На яких саме рахунках вони знаходяться?
  
• Звідки приходять гроші та куди йдуть?

Складається грошовий рух з надходжень та вибутків. Вони зазвичай фіксуються у момент їх проведення, що дозволяє побачити скільки живих коштів є у ресторані на цей час. Звіт РКГ не надає інформацію про прибуток, а просто відображає платежі між рестораном та іншими фізичними чи юридичними особами. Позитивна різниця між надходженням та вибуттям означає, що грошей закладу вистачає, а якщо вона від'ємна - створюється касовий розрив.

Cash flow - один з найважливіших інструментів, але він працює лише якщо вести облік регулярно, від початку року і до його кінця. Робити такий звіт у ресторані може власник, бухгалтер, фінансовий менеджер, або інший співробітник з відповідними повноваженнями. Важливо, щоб відповідальною була одна людина, а дані вносилися щодня. Це допоможе уникнути помилок та якнайкраще відслідковувати динаміку.

Існує багато форматів звіту РГК, і зазвичай це електронні таблиці Excel, які створює фінансовий менеджер або бухгалтер. Вони мають складну структуру, у якій розписані всі статті надходжень та вибуття з урахуванням видів діяльності закладу (операційна, фінансова, інвестиційна), а також примітки, дати, пояснення, перевірка збігу і багато іншого, що дуже складно зробити вручну.

Спрощений приклад структури звіту РГК (Cash Flow)

Такий формат ускладнює сприйняття інформації та обмежує можливості аналізу даних, що відповідно призводить до несвоєчасного реагування на проблеми.

Система Syrve дозволяє в автоматичному режимі створювати звіт РГК. Для цього використовується довідник «Статті Cash Flow», який розташований у меню «Фінанси» або «Звіти». До нього додаються відповідні статті. Перелік базових статей Cash Flow, до речі, вже присутній за замовчуванням у стандартній поставці ПЗ. Змінювати ці статті можна, але робити це зможе лише працівник, якому у системі надані відповідні права. А це означає, що умова один відповідальний - виконується.

Створити нову статтю можна за 4 простих кроки:

1. Вибір виду діяльності (операційна, фінансова, інвестиційна);
   
2. Введення персонального коду статті у системі;
   
3. Задання унікальної назви для статті;
   
4. Збереження статті.

Переглядати готовий звіт про рух грошових коштів у Syrve також зручно. Можна обирати:

• Період звітності, задавши дати «з» та «по»;
  
• Тип рахунку за допомогою фільтру «Рахунок»;
  
• Тип статті, вказав її назву;
  

Концепцію, яку було обрано (наприклад, для проводок, пов'язаних з нарахуванням, утриманням і виплатою заробітної плати співробітникам).

Таким чином, створення РГК у Syrve суттєво спрощує отримання та аналіз даних, за допомогою яких можна: виявити який вид діяльності генерує найбільший виторг та оптимізувати бюджети закладу; зробити правильні прогнози на наступні періоди, оперуючі інформацією щодо залишків за попередні місяці; своєчасно робити перегляд підходу до ціноутворення чи тривалості відстрочки платежів. І головне, це можливість легко контролювати наявність живих коштів та запобігти касовим розривам.