10 правил управлінського обліку в ресторані

Чек-лист перевірки правильності управлінського обліку
Яка найпоширеніша проблема серед власників ресторанів? Не завжди ми маємо чітке уявлення про те, яким чином ведеться облік у нашому закладі, які витрати найбільші та як вони впливають на прибуток. Втрати можуть накопичуватись через невірно складені довідники, неякісне ведення обліку чи зловживання персоналу.

Цей набір стандартів, який ми для вас підготували, - це збірник найкращих практик, відшліфованих роками досвіду в автоматизації ресторанного обліку. Він не лише систематизує ваші процеси, але й змінить ваш підхід до бізнесу, допоможе швидше отримувати необхідні аналітичні звіти та збільшить ваш прибуток.

Пропонуємо 10 простих правил, які допоможуть вам встановити ідеальну систему управлінського обліку в ресторані:
  • Стандарт 1:
    Стандарт нумерації столів
Організація простору ресторану є важливою частиною ефективного управління. Чітка нумерація столів сприяє не лише комфорту гостей, але й продуктивності персоналу. Цей стандарт рекомендує розподілити ресторан на конкретні зали або зони та присвоїти кожному столику унікальний номер в межах цієї зони. Така система спрощує комунікацію між офіціантами, кухнею та менеджерами, а також допомагає швидко обробляти замовлення, відстежувати обіг товарів та аналізувати ефективність роботи закладу.
  • Стандарт 2:
    На кожен випадок свій метод оплати
У веденні ресторанного бізнесу деталі вирішують все. Одна з ключових деталей — це чітке розподілення методів оплати. Кожен сценарій в ресторані, від оплати клієнтом до компенсацій за бракераж, має мати власний, окремо визначений метод оплати.

Це не тільки спростить управлінський облік, але й дозволить точніше відстежувати рух коштів та товарів. Завдяки такому підходу, ви зможете швидко ідентифікувати реальні продажі, відрізняти їх від внутрішніх транзакцій, а також ефективно контролювати можливі зловживання персоналом. Така система стає неоціненною для точної та прозорої аналітики вашого бізнесу.

Впровадженням систематизованих методів оплати для різних ситуацій в ресторані, можна досягти наступних показників покращення:

  1. Точність обліку — на 15-20% зменшується кількість помилок та невідповідностей у фінансовому обліку.

  2. Чіткі статистичні дані — на 25-30% зменшується ризик виникнення "фіктивних" операцій, що дозволяє отримати чітке розуміння реального доходу ресторану.

  3. Економія часу співробітників — на 10-15% зменшується витрачений час на адміністративні задачі, дозволяючи персоналу зосередитись на основних обов'язках.
  • Стандарт 3:
    Іменна карта для кожного співробітника
Іменні картки для співробітників - це ключ до прозорості та відповідальності в ресторанному бізнесі. Кожен офіціант, менеджер, касир чи бармен має свою картку з іменем та прізвищем. Це не тільки мінімізує ризики зловживань, але й дозволяє відстежувати продуктивність та взаємодію кожного з системою, гарантуючи ефективне управління персоналом.

Дотримання цього стандарту покращує дохід, задоволеність клієнтів та оптимізує ресурси ресторану на 10-20%.
  • Стандарт 4:
    Всі столи закриваються день в день
Ключова особливість управлінського обліку в ресторанах полягає в ефективності й актуальності даних. Один з головних принципів - впевненість, що всі столи, які були відкриті протягом дня, також були закриті до його завершення.

Така дія гарантує правильність аналітики, зокрема щодо тривалості відвідування гостями ресторану. Забезпечуючи дотримання цього стандарту, ви уникнете потенційних втрат або зловживань і гарантуєте, що ваші фінансові звіти відображають дійсний стан справ.

Дотримання цього стандарту на 10-15% збільшує точність аналітичних показників і знижує виникнення можливих збитків від "висячих" столів. Також він підвищує точність обліку прибутку на 5-8% і дозволяє своєчасно реагувати на проблеми у роботі ресторану.
  • Стандарт 5:
    Місткість столиків
Правильне розміщення місць у ресторані впливає на комфорт гостей та якість обслуговування. Важливо коректно вказувати місткість столиків, орієнтуючись не на максимальне, а на оптимальне завантаження.

Наприклад, якщо столик розрахований на 4 особи, вказуйте саме цю цифру, навіть якщо іноді ви підставляєте додатковий стілець.Така точність сприяє правильному аналізу завантаженості та вдосконаленню обслуговування.

Використання стандарту місткості столиків, дозволить рестораторам досягти оптимального використання простору, збільшивши ефективність розміщення до 70-90% і оборот до 50-60%. Також це може покращити задоволеність клієнтів на 40-50% і дозволить зекономити на зарплаті персоналу до 10-20%, сприяючи загальному підвищенню продуктивності ресторану.
  • Стандарт 6:
    Страви та замовлення можна видалити
Щоб забезпечити гнучкість та оперативність у роботі ресторану, система повинна надавати можливість видалення страв та замовлень.

Це особливо актуально у ситуаціях, коли з'являються помилки або зміни у меню. Однак, видалення повинно супроводжуватися відповідними коментарями чи вказівками для прозорості дій та запобігання можливих зловживань.

Застосування цього стандарту дозволить підвищити виторг ресторану на ~30%. Адже цей стандарт дозволяє більш точно проводити обліку товарів на складі, зменшенню втрат, а також покращує аналіз роботи ресторану завдяки зберіганню всієї історії продажів.
  • Стандарт 7:
    Один відповідальний за касу
Встановлення одного співробітника, який несе відповідальність за касові операції, значно знижує ризик помилок, недоліків та потенційних зловживань. Це створює прозорість в фінансових питаннях, поліпшує контроль та дає можливість швидко виявляти та розв'язувати будь-які проблеми, пов'язані з касовими операціями.

Дотримання стандарту дозволить знизити втрати від помилок або зловживань в середньому на 20-30%, в залежності від специфіки ресторану та його обсягів продажів. Особливо це стає помітно в ресторанах, де раніше не було чітко визначеної відповідальності за касові операції.
  • Стандарт 8:
    Правильна кількість гостей
Щоб забезпечити гнучкість та оперативність у роботі ресторану, система повинна надавати можливість видалення страв та замовлень.

Офіціантам і персоналу слід надавати чіткі інструкції та підвищувати їх відповідальність за введення правильної кількості гостей при кожному замовленні.

Правильна кількость гостей в чеку може покращити точність бізнес-аналітики на 15-20%. Така точність важлива для планування стратегій розвитку, оптимізації витрат та підвищення прибутковості ресторану.
  • Стандарт 9:
    Правильне створення номенклатури
Оптимізація діяльності ресторану вимагає чіткого структурування всіх товарів та послуг. Від коректної номенклатури залежить якість аналітики, контролю за витратами та оптимізації процесів. Цей стандарт передбачає чіткий та послідовний підхід до найменувань, фасувань та категорій товарів. Основна мета — полегшити процеси управління запасами, звітності, аудиту та контролю за рухом товарів, забезпечуючи відповідність стандартам і знижуючи ризик помилок в роботі персоналу.

Завдяки цьому стандарту можна досягти зниження втрат від неправильного управління запасами до 15%, підвищити точність виконання замовлень на 10% та забезпечити економію на закупівлях завдяки кращому моніторингу за цінами на 5%. Впровадження цього стандарту прямо впливає на фінансові показники ресторану, покращуючи його рентабельність.
  • Стандарт 10:
    Склади та підрозділи
Організація складів і підрозділів у ресторані є вирішальним елементом для забезпечення ефективності. Виділення специфічних зон, таких як кухня або бар, допомагає забезпечити точний облік, контроль над витратами та моніторинг якості роботи.

Ця структурованість є основою для впровадження надійних систем управління, оптимальних робочих процесів та гарантії відмінного обслуговування.

Застосування цього дозволяє підвищити організацію робочих процесів у ресторані на 20%. Чітке розмежування місць приготування та їх прив'язування до конкретних складів забезпечує точний облік інгредієнтів, що в свою чергу знизить непередбачувані втрати на 15%. Це також може допомогти підвищити якість обслуговування на 10%, забезпечуючи стабільність та задоволеність клієнтів.

Висновок

В управлінні ресторанним бізнесом чітке дотримання стандартів є ключовим елементом успіху. Вищезазначені стандарти покликані оптимізувати операційні процеси, гарантувати якісний сервіс для клієнтів та забезпечити прозорість фінансових операцій. Автоматизація цих стандартів не лише спрощує дотримання процедур, але й значно підвищує продуктивність роботи, знижує ризик людських помилок та забезпечує оперативний аналіз даних для прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

Рекомендуємо кожному ресторатору розглянути можливості автоматизації вказаних стандартів спеціалістами Смарт Кафе, адже сучасний ринок вимагає гнучкості, швидкості реагування та високої якості обслуговування.

Хочете автоматизувати управлінський облік?

Залишайте заявку на консультацію
Ви у гарній компанії
Ви у гарній компанії
Ми у соцмережах
© 2024 СМАРТ КАФЕ
Контакти
Відділу продажу
+38 (063) 514-82-56
------------------
Техпідтримка 24/7
+38 (063) 514-82-53

м. Одеса, вул. Базарна, 77
м. Київ, вул. Євгена Сверстюка, 11А, оф. 1114