Организация управленческого учета в ресторане

Из чего состоит и как поставить учет

Smart Cafe
→
Инфоцентр
→
Организация управленческого учета в ресторане

Содержание:

1. Роль управленческого учета
2. Как построить управленческий учет в ресторане?
3. Отчеты для управления рестораном
4. Что будет, если не вести управленческий учет в ресторане?
5. Постановка учета от Смарт кафе

Успешный ресторан требует не только творчества и эмоциональной вовлеченности, но и бережного финансового планирования и здравомыслящих управленческих решений.

Ключ к этому ─ точный управленческий учет, который обеспечивает стабильность и развитие.

Роль управленческого учета

На начальных этапах предприниматели, ведущие небольшие кафе, могут считать, что финансовый учет важен только для больших ресторанов. Обычно они пользуются простыми методами, например, записывая все на бумаге или в Excel. Но со временем оказывается, что для обеспечения роста и расширения бизнеса необходима более совершенная система учета. Опытные руководители подтверждают, что качественная система учета является ключевой для развития бизнеса.

Как отличается бухгалтерский и управленческий учет?

Многие начинающие рестораторы путают бухгалтерский и управленческий учет, хотя они имеют разную цель. Бухгалтерский учет служит для отчетности перед органами контроля и соответствия налоговым правилам, а управленческий учет предоставляет информацию для стратегического планирования и принятия решений в бизнесе.

Чтобы облегчить работу, программы для бухгалтерского и управленческого учета должны быть объединены, чтобы избежать двойного ввода данных и сэкономить время бухгалтера. Важно отметить, что программы для бухгалтерского учета не могут заменить программу для управленческого учета. Их использование для управленческих решений не будет эффективным.

Преимущества, которые обеспечивает управленческий учет

Понимание реального финансового состояния. Можно подробно оценить, хватает ли ежемесячной прибыли для покрытия всех расходов. Это создает четкое представление о финансовом здоровье компании, помогает выявить эффективность финансовых стратегий
Предотвращение фатальных ошибок. Например, если ресторатор рассматривает возможность получения кредита на 2 млн гривен для расширения при обороте 1 млн гривен, финансовый учет укажет, стоит ли рисковать, поскольку возможно, что вся прибыль будет потрачена на погашение кредита. Таким образом, перед важными инвестициями, например, в улучшение кухонного оборудования, владелец может сделать обоснованный выбор.
Обдуманные решения. При открытии нового ресторана или доставки из заведения, управленческий учет позволит оценить, какие решения приведут к оптимизации расходов и повышению прибыльности. Например, определить оптимальные цены на блюда, эффективные рекламные стратегии или оптимальное расписание работы персонала. С помощью управленческого учета можно обеспечить детальный анализ и принимать обоснованные решения для успешного старта нового заведения.

Как построить управленческий учет в ресторане?

Чтобы организовать управленческий учет, нужно выполнить 3 основных шага.

1

Определить ответственное лицо за ведение управленческого учета
При выборе ответственного за управленческий учет важно учитывать потенциальные конфликты интересов, особенно, если собственник не занимается этим лично. Назначение руководителя ресторана на эту роль не всегда оптимальное решение, ведь он будет оценивать результаты своей собственной работы, что создает риск конфликта интересов. Вместо этого, более эффективным решением может быть назначение финансового директора, который будет отчитываться непосредственно перед собственником.

Если управляющий самостоятельно занимается управленческим учетом, важно обеспечить прозрачность его деятельности. Для этого можно внедрить определенные механизмы контроля. Также, полезно регулярно проводить аудит учета и привлекать внешних экспертов для независимой оценки финансовой деятельности.
2

Фиксированные стандарты для отчетности
Важным аспектом эффективного финансового управления является установление четких стандартов для отчетности. Необходимо четко определить, какие типы отчетов и в каком формате должны предоставляться. Кроме использования стандартных отчетов, важно уточнить и утвердить статьи расходов и бюджетные категории, которые должны быть отражены в отчетах. Например, бюджетная категория "Фонд обязательных платежей" может включать расходы на аренду, коммунальные услуги, интернет, техническое обслуживание и другие подобные статьи. Важно, чтобы владелец был хорошо знаком с деталями каждой бюджетной категории, независимо от того, кто готовит отчеты.
3

Фиксированная дата завершения финансового периода
Определите конкретную дату закрытия финансового периода, например, 10-го числа каждого месяца. Строгое соблюдение этого требования критически важно: после выбранной даты период считается закрытым, и любые изменения в учетных данных за этот период больше не допускаются.
4

Подбор соответствующего инструмента
Самой совершенной системой для кафе и ресторанов, где реализован функционал, необходимый для управленческого учета, является программа Syrve.

А для ежедневного мониторинга ключевых показателей стоит мобильное приложение SyrveDashboard - центр контроля ресторана в одном месте. Оно собирает данные из программы учета Syrve и превращает их в понятные графики и таблицы.

Подписывайтесь на наш Telegram

Отчеты для управления рестораном

Ключевые отчеты, которые должен регулярно анализировать управляющий рестораном

Отчет о продажах
Этот раздел содержит исчерпывающую информацию об объемах и стоимости продаж товаров и блюд. В системе Syrve можно легко создать отчет о продажах за выбранный период или получить подробную информацию по конкретным дням, определить специфический склад и выбрать нужные типы документов для ведения учета.

Для доступа к отчету о продажах в Syrve, вы можете использовать раздел "Отчеты" или "Товары и склады", выбрав там вариант "Отчет о продажах за период". Возможность просмотра отчета также доступна через список кассовых изменений с помощью функции "Просмотреть отчет о продажах". Для более глубокого анализа можно также использовать OLAP-отчет о продажах в системе Syrve.
Анализ меню
Регулярный анализ меню важен для понимания, какие блюда приносят ресторану наибольшую прибыль, какие не имеют ожидаемого попита, а какие вообще стоит исключить из меню. Существует несколько методов анализа меню. Например, ABC-анализ в системе Syrve предоставит необходимую информацию, но для более глубокого понимания эффективности меню рекомендуется проводить портфельный анализ.

О сервисе анализ меню читайте в нашей статье "Преимущества ABC-анализа: Трансформация меню ресторана"

Читать

Управленческий баланс
Этот отчет отражает текущее состояние активов и пассивов компании на определенную дату. Он предоставляет руководителю информацию о том, где находятся финансовые ресурсы ресторана, и подходящий ли сейчас момент для выплаты дивидендов.
Отчет о движении денежных средств (РГК)
Отчет о движении денежных средств не только фиксирует моменты поступления и расхода денег в ресторане, но и служит важным инструментом для понимания финансовой стабильности заведения. Он позволяет вовремя выявлять возможные проблемы с оплатой счетов и кредитов, предоставляя руководству возможность принимать обоснованные решения.
Отчет об опасных операциях
Основной инструмент в ресторанах в борьбе со злоупотреблениями персонала. Создается в программе Syrve в разделе "Специальные отчеты". Отчет содержит информацию об отмене предыдущего чека, убирании блюд из заказа с учетом списания продуктов или без него, а также об удалении заказов и других подобных действиях, которые могут свидетельствовать о преступных действиях сотрудников.

Подробнее об отчетах читайте в статье
"Отчеты в Syrve для руководителей ресторана"

Читать

Что будет, если не вести управленческий учет в ресторане?

Успішний ресторан — це не тільки гармонійне поєднання творчості та новаторства. Хоча це також відіграє важливу роль, фундаментом є фінансове планування та управлінський облік. Ігнорування цих аспектів може веде до серйозних проблем в довгостроковій перспективі.

1

Приносит ли ресторан прибыль?
Этот вопрос критически важен для любого предпринимателя. Ведь цель вложения собственных или инвесторских средств в ресторан заключается не просто в реализации идеи, а в получении прибыли. Определить прибыльность и срок возврата инвестиций можно, анализируя доходы и расходы. В случае, когда не ведется баланс и не составляется отчет о прибылях и убытках, то управление бизнесом происходит наугад. Это в свою очередь приводит к финансовым потерям.
2

Может ли заведение оплачивать счета?
Наличие крупной суммы денег в сейфе или на банковском счете ресторана не всегда является показателем его эффективности. Не стоит тратить эти средства без анализа плана платежей поставщикам, сроков выплаты зарплаты сотрудникам, оплаты аренды и других расходов. Игнорирование отчета о движении денежных средств приводит к ситуации, когда при наступлении срока оплаты по счетам в сейфе или на счете в банке не окажется необходимой суммы.
3

Честны ли ваши сотрудники?
Доверие к управляющему важно, но полностью исключить риск краж или злоупотреблений в любом заведении с наемным персоналом невозможно. Например, в системе Syrve можно создать специальный отчет по потенциально рискованным операциям, таким как удаление пречеков или блюд из заказа. Однако, если вы не хотите вдаваться в подобные управленческие нюансы, будьте готовы к финансовым потерям.

Еще один важный аспект - опоздания сотрудников. В сети заведений, где сотрудники регулярно опаздывают на 10-20 минут, это может привести к значительным финансовым потерям.
4

Целесообразно ли масштабироваться?
Рассматривая запуск нового проекта, можно полагаться на собственную интуицию и опыт. Однако существует альтернативный подход: данные учета позволят определить, хватит ли текущих и будущих ресурсов для его финансирования. Однако для этого нужен тщательный анализ данных, что может быть времязатратным процессом.
5

Для чего нужны отчеты, когда есть общие метрики?
Существует мнение, что в ресторанном деле можно обойтись без детальных отчетов, ориентируясь только на ключевые показатели, такие как фудкост - не более 30%, расходы на персонал - до 28%, аренда - не более 15% от выручки и хозтовары - до 1%. Применение стандартных показателей ко всем заведениям, не учитывает уникальные потребности и особенности каждой концепции! Такой подход не оптимален, поскольку каждый ресторан имеет индивидуальные характеристики.
6

Как действовать, когда информации недостаточно?
Управление бизнесом, как правило, представляет собой стремление достичь поставленных целей в условиях ограниченных ресурсов, таких как финансы, информация и персонал. Если в этой ситуации не учитывать точные показатели, отражающие результаты, то ресторан всегда будет находиться в неопределенности. Рано или поздно ресурсы исчерпаются, а заведение придется закрыть.

Постановка обліку від Смарт кафе

Для покращення фінансового управління та звітності, доцільно звернути увагу на послугу Смарт кафе — постановка управлінського обліку. В результаті заклад отримає:

Настроенные управленческие отчеты
Будут доступны отчеты о прибыли и убытках (P&L), движении денежных средств (Cash Flow) и баланс. Это поможет получать подробную информацию о финансовом состоянии ресторана.
Данные о задолженности
Возможность отслеживать задолженности перед поставщиками, что способствует лучшему управлению финансами.
Корректные показатели фудкоста, прибыли и себестоимости блюд
Постановка учета поможет определить точные цифры, связанные со стоимостью приготовления блюд и реальной прибылью.

Постановка учета специалистами Смарт кафе усиливает финансовую устойчивость и эффективность управления заведением. Она обеспечит прозрачность финансовых показателей, своевременное принятие управленческих решений и целевое использование средств.

Подписывайтесь на наш Instagram

Вывод

Управленческий учет играет критически важную роль в успехе ресторанного бизнеса. Он отличается от бухгалтерского учета, поскольку сосредоточен на внутреннем планировании и принятии решений, а не на отчетности перед органами контроля. Этот вид учета помогает владельцам и управленцам ресторанов в принятии обоснованных финансовых решений, выявлении возможностей для роста и контроля расходов.

Построение эффективной системы управленческого учета включает назначение ответственного лица, создание фиксированных стандартов отчетности, установление даты закрытия финансового периода и выбор соответствующего инструмента для мониторинга показателей. Важными отчетами для управления рестораном являются отчет о продажах, анализ меню, управленческий баланс, отчет о движении денежных средств и отчет об опасных операциях.

Если не вести управленческий учет — невозможно определить прибыльность заведения, своевременно оплачивать счета, повышенный риск злоупотреблений персоналом, сплошная неопределенность относительно целесообразности масштабирования бизнеса и другие финансовые риски.

Услуга постановка управленческого учета от Смарт кафе решит эти проблемы, предоставляя необходимые инструменты и знания для эффективного финансового управления и принятия решений. В результате, ресторан сможет повысить свою финансовую прозрачность, своевременность в принятии управленческих решений и эффективность использования ресурсов.