ПРРО для заведений: как подключить кассу в кафе или ресторане
Одним из ключевых требований для заведений общественного питания в Украине является использование регистраторов расчетных операций (РРО/ПРРО). Этот инструмент не только обеспечивает прозрачность расчетов перед государством, но и будет мощным средством для внутреннего контроля и аналитики в ресторане или кафе. Подключение ПРРО от Смарт Кафе обеспечит простую работу с фискальными чеками и налоговой.
Почему ПРРО нужен для ресторана и кафе
Согласно действующему законодательству Украины каждая оплата от гостя заведения общественного питания должна быть фискализирована. За невыдачу фискального чека и ведение деятельности без зарегистрированного регистратора налоговая накладывает немалые штрафы. Фискализация всех операций обеспечивает честную уплату налогов, а также уменьшает риски краж и махинаций со стороны сотрудников, поскольку каждая транзакция фиксируется.
Определенную пользу приносит использование РРО и для бизнес-аналитики. Современные кассовые системы позволяют вести подробный учет продаж, анализировать популярность блюд, контролировать остатки на складе, оптимизировать бизнес-процессы.
Принцип работы ПРРО в программе Syrve достаточно прост. Когда гость проводит оплату, происходит фискализация (данные об оплате автоматически поступают в налоговую), после чего официант печатает чек и передает его гостю.
Определенную пользу приносит использование РРО и для бизнес-аналитики. Современные кассовые системы позволяют вести подробный учет продаж, анализировать популярность блюд, контролировать остатки на складе, оптимизировать бизнес-процессы.
Принцип работы ПРРО в программе Syrve достаточно прост. Когда гость проводит оплату, происходит фискализация (данные об оплате автоматически поступают в налоговую), после чего официант печатает чек и передает его гостю.
Виды касс: классический РРО vs ПРРО
Есть два типа регистраторов расчетных операций: классические аппаратные и современные программные (ПРРО).
РРО – это физическое устройство (фискальный регистратор), похожее на кассовый аппарат или принтер чеков, имеющее встроенную фискальную память. Перед использованием он пломбируется, регистрируется в налоговой и требует регулярного технического обслуживания в сертифицированных центрах.
ПРРО — это программное обеспечение, которое можно установить на любое удобное устройство: компьютер, ноутбук, планшет или смартфон. Данные об операциях передаются от него на сервер налоговой службы в онлайн-режиме.
На сегодня программная касса является более дешевым, удобным, мобильным и современным решением, идеально подходящим для динамики кафе или ресторана. При этом вам не потребуется покупать оборудование и беспокоиться о его обслуживании.
РРО – это физическое устройство (фискальный регистратор), похожее на кассовый аппарат или принтер чеков, имеющее встроенную фискальную память. Перед использованием он пломбируется, регистрируется в налоговой и требует регулярного технического обслуживания в сертифицированных центрах.
ПРРО — это программное обеспечение, которое можно установить на любое удобное устройство: компьютер, ноутбук, планшет или смартфон. Данные об операциях передаются от него на сервер налоговой службы в онлайн-режиме.
На сегодня программная касса является более дешевым, удобным, мобильным и современным решением, идеально подходящим для динамики кафе или ресторана. При этом вам не потребуется покупать оборудование и беспокоиться о его обслуживании.
Что нужно для подключения ПРРО
Для того чтобы подключить кассу в ресторане вам понадобится:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее можно получить в ГНС или через сервис «Дия».
- Программное обеспечение, которое поддерживает синхронизацию с ГНС. Выбирая систему автоматизации Syrve, вы получаете удобную интеграцию ПРРО (Checkbox), понятный интерфейс и качественную техническую поддержку.
- Устройство для установки ПРРО (компьютер, планшет, смартфон) со стабильным доступом в интернет. Также может потребоваться принтер чеков, если планируете выдавать бумажные чеки, терминал.
Пошаговая инструкция подключения и регистрации ПРРО
Подключить кассу в кафе не сложно, особенно если речь идет о ПРРО. Это можно сделать онлайн через электронный кабинет налогоплательщика, лично в налоговой или через провайдера программного обеспечения.
Регистрация ПРРО состоит из трех ключевых этапов:
Регистрация ПРРО состоит из трех ключевых этапов:
- Регистрация торговой точки или хозяйственной единицы (форма 20-ОПП). Для этого зайдите в электронный кабинет, используя свой КЭП. В разделе «Ввод отчетности» выберите дату представления. Найдите форму F1312005 (для ФЛП) или J1312005 (для юридических лиц). Заполните данные о вашем заведении: тип объекта, название, адрес, состояние деятельности. Подпишите форму с помощью КЭП и отправьте ее в налоговую. Использовать ПРРО можно только после того, как ваш запрос будет обработан. Обычно это занимает до 2 рабочих дней.
- Регистрация ПРРО (форма 1-ПРРО). После успешной регистрации хозяйственной единицы можно зарегистрировать и саму программную кассу. В Электронном кабинете в разделе «Ввод отчетности» найдите форму F1316605. В заявлении укажите: идентификатор вашей хозяйственной единицы (из квитанции №2 по форме 20-ОПП), название ПРРО (если касса не одна), локальный номер ПРРО (произвольный уникальный номер в пределах вашей торговой точки), тип ПРРО («стационарный» или «передвижной» для доставки). Если планируется торговля алкогольными напитками или табачными изделиями, нужно добавить информацию о лицензии. В конце подпишите и отправьте заявление. В результате в течение дня вы должны получить квитанцию, где будет указан «фискальный номер ПРРО». Этот номер является уникальным идентификатором зарегистрированной кассы в системе ГНС.
- Регистрация кассиров и ключей (форма 5-ПРРО). Чтобы ваши сотрудники (официанты, бармены, кассиры, администратор) могли работать с ПРРО, необходимо зарегистрировать их электронные подписи. В Электронном кабинете найдите форму F1391802. Внесите данные сертификата КЭП вашего сотрудника (их можно взять из файла сертификата). Укажите идентификатор ключа и кому он принадлежит (должность). Подпишите форму КЭП руководителя и отправьте.
Важно! Подавать форму 5-ПРРО нужно на каждого сотрудника, который будет открывать и закрывать смену, и соответственно производить расчеты.
Распространенные ошибки и как их избежать
При регистрации ПРРО часто возникают трудности, что в основном связано с отсутствием практического опыта и не всегда понятным интерфейсом Электронного кабинета. Среди наиболее распространенных ошибок следует отметить следующие моменты:
- Попытка зарегистрировать ПРРО до подачи и обработки формы 20-ОПП. Всегда начинайте с регистрации торговой точки и дождитесь получения квитанции.
- Неверно указан идентификатор объекта налогообложения в заявлении 1-ПРРО. Внимательно копируйте идентификатор по квитанции №2 в форму 20-ОПП.
- Использование КЭП ФЛП для кассира. Для каждого кассира должен быть сгенерирован отдельный КЭП физического лица.
- Игнорирование сообщений об ошибках в квитанциях. Всегда проверяйте статус поданных заявлений.
- Данные лицензии не указаны. Их нужно добавлять к каждому ПРРО.
Преимущества программной кассы ПРРО в заведениях общественного питания
Использование программного РРО имеет немало преимуществ. Прежде всего, это экономия средств и отсутствие необходимости покупать дорогостоящий аппарат и платить за его обслуживание. Нет привязки к месту установки кассы, можно принимать оплату, подходя к столикам, что также ускоряет обслуживание и повышает сервис.
ПРРО легко интегрируется с основной системой автоматизации, что позволяет автоматически передавать данные о продажах, обновлять остатки на складе и упрощать ведение бухгалтерии и налоговой отчетности.
Вместе с программным учетом вы получаете мощный инструмент для анализа продаж и получения статистики какие блюда самые популярные, какой средний чек, в какие часы отмечается пиковая нагрузка.
Если вы планируете расширение и открытие новой точки, зарегистрировать новый ПРРО можно онлайн всего за один день. Это существенно упрощает масштабирование сети.
ПРРО легко интегрируется с основной системой автоматизации, что позволяет автоматически передавать данные о продажах, обновлять остатки на складе и упрощать ведение бухгалтерии и налоговой отчетности.
Вместе с программным учетом вы получаете мощный инструмент для анализа продаж и получения статистики какие блюда самые популярные, какой средний чек, в какие часы отмечается пиковая нагрузка.
Если вы планируете расширение и открытие новой точки, зарегистрировать новый ПРРО можно онлайн всего за один день. Это существенно упрощает масштабирование сети.
Вывод
Переход на ПРРО для кафе вместе с Syrve – это логичный и выгодный шаг. Процесс регистрации, хоть и требует внимательности, но он полностью цифровой и занимает минимум времени. Пошагово выполнив регистрацию торговой точки, самой кассы и кассиров, вы не только обеспечите соответствие своего бизнеса требованиям законодательства, но и получите мощный инструмент для автоматизации, контроля и развития вашего кафе или ресторана.
Хотите подключить ПРРО?
Мы в соцсетях
