Учет движения денежных средств в Syrve

Деньги в любом ресторане постоянно движутся: закупка продуктов, выплата заработной платы, получение кредитов на расширение, приобретение нового оборудования, реализация товаров, инвестиции и прочее – все это влияет на финансовый баланс заведения. От понимания откуда поступают и куда уходят деньги зависит, верно ли принимаются управленческие решения и как в дальнейшем будут распределяться активы.

Одной из главных проблем, вызванной отсутствием учета движения денежных средств, является кассовый разрыв, то есть нехватка средств на счетах ресторана, что не позволяет вовремя рассчитаться по плановым платежам. Если вы используете систему автоматизации Syrve, предупредить эту проблему не сложно.

ДДС или Cash flow – это отчет о движении денежных средств в заведении. Он показывает когда деньги попадают на счет или в кассу, и когда уходят из них. Он дает ответы на вопросы:

• Сколько денег на счетах?
  
• На каких счетах они находятся?
  
• Откуда приходят деньги и куда уходят?

Составляется отчет о движении денежных средств по поступлениям и платежам. Они обычно фиксируются в момент их проведения, что позволяет увидеть сколько живых средств есть в ресторане на данный момент. Отчет ДДС не предоставляет информацию о прибыли, а просто показывает какие проводились платежи между рестораном и другими физическими или юридическими лицами. Положительная разница между поступлением и платежами означает, что денег у заведения хватает, а если оно отрицательное - создается кассовый разрыв.

Cash flow – один из важнейших инструментов, но он работает только если вести учет регулярно, с начала года и до конца. Делать такой отчет в ресторане может владелец, бухгалтер, финансовый менеджер или другой сотрудник с соответствующими полномочиями. Важно, чтобы ответственным был один человек, а данные вносились каждый день. Это поможет избежать ошибок и лучше отслеживать динамику.

Существует много форматов отчета ДДС и обычно это электронные таблицы Excel, которые создает финансовый менеджер или бухгалтер. Они имеют сложную структуру, в которой расписаны все статьи поступлений и платежей с учетом видов деятельности заведения (операционная, финансовая, инвестиционная), а также примечания, даты, пояснения, проверка и многое другое, что очень сложно сделать вручную.

Система Syrve позволяет в автоматическом режиме создавать отчет ДДС. Для этого используется справочник «Статьи Cash Flow», расположенный в меню «Финансы» или «Отчеты». Список базовых статей Cash Flow, кстати, уже находится по умолчанию в обычной поставке ПО. Изменять эти статьи можно, но делать это сможет только сотрудник, которому в системе предоставлены соответствующие права. А это значит, что условие «один ответственный» – выполняется.

Создать новую статью можно в 4 простых шага:

1. Выбор вида деятельности (операционная, финансовая, инвестиционная);
   
2. Ввод персонального кода статьи в системе;
   
3. Задание уникального названия для статьи;
   
4. Сохранение статьи.

Просматривать готовый отчет о движении денежных средств в Syrve также удобно. Можно выбирать:

• Период отчетности, задав даты «с» и «по»;
  
• Тип счета с помощью фильтра «Счет»;
  
• Тип статьи, указав ее название;
  
• Концепцию, которая была выбрана (например, для проводок, связанных с начислением, удержанием и выплатой заработной платы сотрудникам).
  

Таким образом, создание ДДС в Syrve существенно упрощает получение и анализ данных, с помощью которых можно: выявить какой вид деятельности генерирует наибольшую выручку и оптимизировать бюджеты учреждения; сделать правильные прогнозы на следующие периоды, оперируя информацией по остаткам за предыдущие месяцы; своевременно производить пересмотр подхода к ценообразованию или срокам отсрочки платежей. И главное — это возможность легко контролировать наличие живых средств и предотвращать кассовые разрывы.