Как выполнить постановку учета в ресторане?

Стратегии, ошибки и порядок организации постановки учета
Постановка учета в ресторане является решающей для его успеха. Без четкого учета, заведение может столкнуться с проблемами в финансах, управлении запасами и оптимизации работы персонала, что может привести к снижению прибыльности на 25-40%. В этой статье мы сосредоточимся на том, как правильно организовать учет для обеспечения успешного функционирования вашего ресторана, подробно рассмотрев ключевые аспекты, которые могут улучшить финансовые показатели вашего бизнеса и сэкономить до 30% расходов, оптимизировав ресурсы и процессы.

Что такое постановка учета?

Постановка учета в ресторане является критически важным процессом, который обеспечивает управление финансовыми, материальными и человеческими ресурсами заведения. Правильное ведение учета позволяет ресторану отслеживать актуальную информацию о своей деятельности, выявлять эффективность рабочих процессов, контролировать финансы заведения, а также оценивать прибыльность.

В рамках постановки учета в ресторане осуществляется создание номенклатурной структуры, включающей категоризацию товаров, заготовок, полуфабрикатов, блюд и модификаторов. Это помогает в стандартизации кухонного процесса и упрощает управление запасами.

Кроме того, процесс включает ввод в систему данных о сотрудниках, в частности их фамилии, должности, оклады, рабочие графики и системы мотивации. Такой подход обеспечивает четкий учет рабочих часов, отпусков, прогулов и продуктивности работы персонала.

Также важным аспектом является учет финансовых взаимоотношений с контрагентами, включая условия отсрочки платежей, оплаты, а также управление скидками и акционными предложениями, что способствует лояльности клиентов и увеличению продаж.

Решающим для обеспечения финансовой прозрачности и контроля является установление финансового учета с детализацией доходов и расходов, статей РГК (движение денежных средств), P&L (отчет о прибылях и убытках), а также учет счетов с балансами.

Важно понимать, что постановка учета не является одноразовым действием; учет требует обновления и корректировки, чтобы обеспечить актуальность данных и эффективность управленческого решения. Систематическое и грамотное ведение учета позволяет ресторану по максимуму использовать доступные ресурсы, оптимизировать расходы и увеличивать прибыльность.

Кому нужна постановка учета?

Постановка учета в ресторане — это фундаментальный процесс, который определяет успшеность управления бизнесом, независимо от того, является ли это новое, только открывающееся заведение или уже существующий бизнес. Этот процесс является жизненно важным для обеспечения точного и прозрачного управления ресурсами, финансами и персоналом.

Для новых заведений

Для вновь созданных ресторанов постановка учета дает уникальную возможность начать с "чистого листа". Это значит, что у вас есть шанс правильно настроить все процессы с самого начала, включая номенклатурную структуру, учет запасов, финансовый учет, а также систему управления персоналом и взаимоотношениями с контрагентами. Такой подход позволяет избежать многих распространенных ошибок и обеспечивает прочную основу для стабильного и прибыльного бизнеса.

Для существующих бизнесов

Относительно уже действующих ресторанов, постановка или переосмысление учета может стать ключевым моментом для оптимизации и улучшения управления. Даже если вы долгое время работали без четкой системы учета или обнаружили, что текущие процессы не являются эффективными, всегда возможно внести изменения и улучшения. Совершенствование учета может включать реорганизацию финансовых записей, уточнение данных о запасах, пересмотр взаимодействия с поставщиками, а также оптимизацию рабочих процедур и политик управления персоналом.

Спланированный и экспресс-форматы

Постановка учета может быть как хорошо спланированной, так и организованной в экспресс-формате. Спланированный подход предполагает детальное проектирование и тщательное внедрение всех учетных процессов, что идеально подходит для новых заведений. В то же время, экспресс-формат может быть применен в ситуациях, когда времени на развертывание не хватает. Например, когда ресторану нужно открыться в очень сжатые сроки. Несмотря на ограниченность во времени, даже в таких условиях возможно качественно внедрить систему учета.

В целом, качественно настроенная постановка учета является решающей для успешного управления рестораном. Она обеспечивает достоверность данных, оптимизацию ресурсов, контроль за финансами. Поэтому критически важно подходить к этому процессу ответственно и осознанно, независимо от стадии, на которой находится ваш бизнес.

Важно! Постановка учета не должна быть запланирована как последний или предпоследний шаг в процессе запуска ресторана. Важно выделить достаточно времени для этого этапа, поскольку он требует детального ввода и проверки данных, чтобы обеспечить точность и надежность управленческой информации. Слишком позднее внедрение системы учета может привести к ненужным ошибкам или недостаткам, влияющим на общую производительность ресторана.

Стратегия запуска постановки учета

Правильный выбор стратегии запуска является важным элементом успеха, который требует тщательного планирования и подготовки. Создание сервиса, разработка меню, оформление интерьера, создание сервиса — все это мы делаем для наших посетителей, но важно не забывать о внутренней организации работы ресторана. Правильная постановка учета является ключевой для качественного управления бизнесом, поскольку она позволяет контролировать финансы, понимать реальные расходы и прибыли, и, в конечном итоге, достигать запланированных целей по прибыли.

Планирование является фундаментом успеха любого проекта. Как подчеркивал один из известных рестораторов, игнорирование планирования превращает все расходы в незапланированные, что может привести к неожиданным результатам, включая риск закрытия бизнеса. Поэтому крайне важно заранее просчитывать возможные сценарии и быть готовым к различным обстоятельствам, чтобы обеспечить стабильность и развитие вашего ресторана.

Ошибки при постановке учета

Самые частые ошибки в учете и их источники являются важной темой для рассмотрения. Эти ошибки могут возникать как на этапе запуска ресторана, так и могут быть обнаружены при проведении аудитов в уже существующих заведениях.
Ошибка 1. Неопределенные роли и ответственности в заведении.

Это критический момент, ведь часто в ресторане нельзя найти ответственное лицо для насущных вопросов. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свои обязанности, особенно когда речь идет о таких ключевых позициях, как шеф-повар и бухгалтер.

Шеф-повар отвечает за все кулинарные процессы и должен знать все данные, используемые в системе учета. Например, если шеф-повар не знает коэффициентов отхода продуктов, это свидетельствует о его отсутствии в процессе учета, что недопустимо, поскольку такая информация напрямую влияет на прибыльность заведения.

С другой стороны, бухгалтер обрабатывает эти данные, но не определяет их. Его задача ─ корректно внести эти данные в систему. Шеф-повар должен установить показатели, передать их бухгалтеру и следить за их соблюдением поварами.

Если в ресторане нет специализированного бухгалтера-калькулятора, эту роль может выполнять руководитель или специально назначенный менеджер. Однако важно, чтобы ответственность была четко распределена, а не размыта среди нескольких человек, чтобы избежать хаоса и недоразумений в рабочем процессе.
Требуются услуги бухгалтера-калькулятора?
Заказывайте аутсорсинг товарно-складского учета
Ошибка 2. Нарушение коммуникации

Вторая значимая проблема — это недостатки в коммуникации, которые часто являются следствием первой проблемы, связанной с неопределенностью ролей. Если данные, занесенные в систему, не соответствуют действительно используемым на практике, возникают разнообразные проблемы. Важно, чтобы на рабочих местах поваров всегда были доступны актуальные техкарты, которые отражают точные рецепты и нормы использования ингредиентов.

Эта информация помогает избежать ошибок, которые могут привести к недовольству клиентов, например, отсутствие определенных ингредиентов в блюде, непоследовательность вкуса любимых блюд или неоднородность порций, что может стать причиной негативных отзывов. Правильная коммуникация и наличие правильной информации являются ключевыми для того, чтобы все члены команды работали слаженно.
Ошибка 3. Спешка

В повседневной жизни мы часто видим, что спешка редко приводит к хорошим результатам. То же самое касается и ведения бухгалтерского учета. Работа, выполненная на скорую руку, обычно содержит много ошибок, неточностей и опечаток. Чтобы исправить эти ошибки, нужно потратить время на повторную проверку всех номенклатур, что, как правило, отнимает в три раза больше времени, чем если бы работа была выполнена аккуратно с самого начала.

Такие проблемы часто возникают в бухгалтерском учете, но не стоит забывать и о финансовых последствиях, которые могут быть еще более значительными. Избегание спешки и обеспечение внимательности и точности во всех этапах учетной работы являются ключевыми для предотвращения ошибок и обеспечения финансовой стабильности бизнеса.
Ошибка 4. Сотрудники

Некоторые заведения не вносят всех сотрудников в систему, что затрудняет учет заработной платы и контроль за проделанной работой. Это становится проблемой, когда, например, для официантов-стажеров создается одна общая учетная запись "Стажер", из-за чего невозможно точно определить, кто из них сделал ошибку в заказах или какие продажи принадлежат кому.

Это приводит к необходимости ведения ручных записей и двойной работы, особенно для бухгалтера, который должен вручную обрабатывать эти данные. Нерациональное использование времени и ресурсов, которые можно было бы потратить на другие задачи. Создание индивидуальных учетных записей для каждого сотрудника, даже в системах вроде Syrve, является простым и быстрым решением, которое значительно улучшает работу заведения.
Ошибка 5. Отсутствие финансовых показателей

Отсутствие ведения финансовых показателей является распространенной проблемой в ресторанном бизнесе, которую часто обнаруживают наши специалисты во время аудита управленческого учета на Syrve. Ведь в большинстве ресторанов финансовый учет не ведется должным образом: остатки на счетах не отражают реального состояния средств, руководство не может точно указать сумму денег в сейфе, не знает фактического объема прибыли, не владеет информацией о начислении заработной платы и мотивации персонала. Причинами такого состояния обычно является отсутствие необходимых знаний, непонимание, как корректно организовать финансовый учет, или нехватка квалифицированных специалистов. Решение этой проблемы требует привлечения опытных финансистов и внедрения систем учета, чтобы обеспечить точность финансовых данных и улучшить финансовую прозрачность в ресторане.
Научитесь правильно вести финансы ресторана!
Записывайтесь на курсы Syrve

Как происходит процесс постановки учета?

Самым главным шагом в постановке учета является выбор системы учета — это стратегический шаг. Стоит тщательно оценить потребности заведения, стоимость обслуживания и возможности, которые помогут оптимизировать рабочие процессы. Важно продумать, как система может справиться с будущим развитием бизнеса: подходит ли она для расширения сети, есть ли возможности для интеграции доставки и т.д. Таким образом, выбор программы для учета должен учитывать не только текущие потребности, но и перспективы развития.

Советуем обратить внимание на систему Syrve, которая сочетает в себе многофункциональность и простоту использования, включая все необходимые инструменты для удовлетворения требований ресторанов.
Читайте подробнее о системе управления рестораном Syrve в нашей статье
Создание системы учета начинается с определения количества групп блюд, количества блюд в каждой группе, технико-технологических карт, себестоимости, поставщиков продуктов, цен на продукты и сроков их годности и тому подобное.

Интересный факт: шеф-повар обычно отвечает за предоставление перечня товаров, полуфабрикатов и блюд. Процесс происходит так: сначала создаются блюда, затем определяются полуфабрикаты, а уже на их основе понимается необходимый перечень товаров. В систему информация вносится в обратном порядке: сначала товары, потом из них формируются полуфабрикаты, а затем — блюда.

Формируется общий список всех товаров, из каждого товара формируется полуфабрикат (если нужно), а затем из всех полуфабрикатов формируются блюда. Эти данные необходимо вносить в систему согласно стандартам учета.

Далее вносятся все приходные накладные: покупки, чеки, поставки — все, что использовалось на этапе проработки, для отображения себестоимости каждой номенклатуры и корректного формирования цен продажи.

На следующем этапе осуществляется внесение данных обо всех сотрудниках, включая их оклады, должности и выбранную систему оплаты труда, которая может быть почасовой или фиксированной. Важно настроить права доступа согласно их ролям в компании, а также создать детализированные расписания явок и смен. Это поможет обеспечить точное начисление зарплат и избежать любых разногласий.

Также нужно зарегистрировать всех существующих контрагентов в системе, настроить условия отсрочки платежей, что будет способствовать правильному планированию финансовых потоков. Учет возможных акций, подарков для гостей или розыгрышей является ключевым для обеспечения успешного запуска. Необходимо настроить соответствующие условия акционных предложений в системе, чтобы избежать путаницы среди персонала при обслуживании гостей. Неоправданные ожидания клиентов могут негативно повлиять на имидж заведения.

Дополнительно, при настройке системы учета, следует учесть все аспекты финансового планирования, внести все необходимые финансовые счета, сформировать юридические лица или ФЛП, планы счетов и определить основные статьи денежных потоков. Это обеспечит возможность формирования и отражения всех платежных операций в системе в соответствии с установленными сроками и позволит адекватно управлять начальным капиталом и инвестициями.
Тестовый день
Рекомендуется провести тестовый день, на котором все будет проверяться: работоспособность системы, соответствие занесенных данных реальному положению дел, точность списания товаров и соответствие цен. Этот день дает возможность убедиться, что все процессы настроены правильно, и товары списываются в соответствии с установленными параметрами, а блюда пробиваются согласно меню.

Важно также проверить уровень знаний поваров по калькуляции блюд, ведь точность их приготовления влияет на финансовый результат. Необходимо обеспечить, чтобы все блюда готовились согласно технологическим картам, и каждый ингредиент использовался в точно измеренных пропорциях.

Организация тестового дня перед плановым открытием позволяет официантам практиковать обслуживание клиентов, проверить свое понимание меню, а поварам — отточить навыки приготовления блюд и подачи их в соответствующей посуде. Такая подготовка является ключевой для обеспечения высокого качества обслуживания с самого начала деятельности заведения, ведь создать благоприятное первое впечатление можно только один раз. В день открытия это поможет сосредоточиться на гостях и обеспечить безупречный сервис.

Выводы

Правильное ведение финансового учета в ресторане является ключом к его финансовой стабильности. Четкий учет позволяет не только оптимизировать рабочие процессы, но и обеспечивает прозрачность в финансовых операциях и повышает общую прибыльность. Внедрение детальной системы учета в ресторане стимулирует рост прибыли на 20-30% за счет точного контроля расходов, оптимизации запасов и повышения производительности персонала. Это обеспечивает финансовую стабильность, улучшает общее управление и способствует долгосрочному развитию бизнеса.

Хотите увеличить прибыль вашего ресторана, оптимизировав учет?

Замовляйте постановку обліку на Syrve!
Вы в хорошей компании
Вы в хорошей компании
Мы в соцсетях
Контакты
Отдел продаж
+38 (063)-514-82-56
Техническая поддержка
08:00 - 24:00
+38 (063)-514-82-53
г. Одесса, пер. Ониловой, б.18, оф. 8
Киев, ул. Евгения Сверстюка, 11А, оф. 1114