Как выполнить постановку учета в ресторане?

Постановка учета в ресторане является решающей для его успеха. Без четкого учета, заведение может столкнуться с проблемами в финансах, управлении запасами и оптимизации работы персонала, что может привести к снижению прибыльности на 25-40%. В этой статье мы сосредоточимся на том, как правильно организовать учет для обеспечения успешного функционирования вашего ресторана, подробно рассмотрев ключевые аспекты, которые могут улучшить финансовые показатели вашего бизнеса и сэкономить до 30% расходов, оптимизировав ресурсы и процессы.

Постановка учета в ресторане является критически важным процессом, который обеспечивает управление финансовыми, материальными и человеческими ресурсами заведения. Правильное ведение учета позволяет ресторану отслеживать актуальную информацию о своей деятельности, выявлять эффективность рабочих процессов, контролировать финансы заведения, а также оценивать прибыльность.

В рамках постановки учета в ресторане осуществляется создание номенклатурной структуры, включающей категоризацию товаров, заготовок, полуфабрикатов, блюд и модификаторов. Это помогает в стандартизации кухонного процесса и упрощает управление запасами.

Кроме того, процесс включает ввод в систему данных о сотрудниках, в частности их фамилии, должности, оклады, рабочие графики и системы мотивации. Такой подход обеспечивает четкий учет рабочих часов, отпусков, прогулов и продуктивности работы персонала.

Также важным аспектом является учет финансовых взаимоотношений с контрагентами, включая условия отсрочки платежей, оплаты, а также управление скидками и акционными предложениями, что способствует лояльности клиентов и увеличению продаж.

Решающим для обеспечения финансовой прозрачности и контроля является установление финансового учета с детализацией доходов и расходов, статей РГК (движение денежных средств), P&L (отчет о прибылях и убытках), а также учет счетов с балансами.

Важно понимать, что постановка учета не является одноразовым действием; учет требует обновления и корректировки, чтобы обеспечить актуальность данных и эффективность управленческого решения. Систематическое и грамотное ведение учета позволяет ресторану по максимуму использовать доступные ресурсы, оптимизировать расходы и увеличивать прибыльность.

Постановка учета в ресторане — это фундаментальный процесс, который определяет успшеность управления бизнесом, независимо от того, является ли это новое, только открывающееся заведение или уже существующий бизнес. Этот процесс является жизненно важным для обеспечения точного и прозрачного управления ресурсами, финансами и персоналом.

Для новых заведений

Для вновь созданных ресторанов постановка учета дает уникальную возможность начать с "чистого листа". Это значит, что у вас есть шанс правильно настроить все процессы с самого начала, включая номенклатурную структуру, учет запасов, финансовый учет, а также систему управления персоналом и взаимоотношениями с контрагентами. Такой подход позволяет избежать многих распространенных ошибок и обеспечивает прочную основу для стабильного и прибыльного бизнеса.

Для существующих бизнесов

Относительно уже действующих ресторанов, постановка или переосмысление учета может стать ключевым моментом для оптимизации и улучшения управления. Даже если вы долгое время работали без четкой системы учета или обнаружили, что текущие процессы не являются эффективными, всегда возможно внести изменения и улучшения. Совершенствование учета может включать реорганизацию финансовых записей, уточнение данных о запасах, пересмотр взаимодействия с поставщиками, а также оптимизацию рабочих процедур и политик управления персоналом.

Спланированный и экспресс-форматы

Постановка учета может быть как хорошо спланированной, так и организованной в экспресс-формате. Спланированный подход предполагает детальное проектирование и тщательное внедрение всех учетных процессов, что идеально подходит для новых заведений. В то же время, экспресс-формат может быть применен в ситуациях, когда времени на развертывание не хватает. Например, когда ресторану нужно открыться в очень сжатые сроки. Несмотря на ограниченность во времени, даже в таких условиях возможно качественно внедрить систему учета.

В целом, качественно настроенная постановка учета является решающей для успешного управления рестораном. Она обеспечивает достоверность данных, оптимизацию ресурсов, контроль за финансами. Поэтому критически важно подходить к этому процессу ответственно и осознанно, независимо от стадии, на которой находится ваш бизнес.

Важно! Постановка учета не должна быть запланирована как последний или предпоследний шаг в процессе запуска ресторана. Важно выделить достаточно времени для этого этапа, поскольку он требует детального ввода и проверки данных, чтобы обеспечить точность и надежность управленческой информации. Слишком позднее внедрение системы учета может привести к ненужным ошибкам или недостаткам, влияющим на общую производительность ресторана.

Правильный выбор стратегии запуска является важным элементом успеха, который требует тщательного планирования и подготовки. Создание сервиса, разработка меню, оформление интерьера, создание сервиса — все это мы делаем для наших посетителей, но важно не забывать о внутренней организации работы ресторана. Правильная постановка учета является ключевой для качественного управления бизнесом, поскольку она позволяет контролировать финансы, понимать реальные расходы и прибыли, и, в конечном итоге, достигать запланированных целей по прибыли.

Планирование является фундаментом успеха любого проекта. Как подчеркивал один из известных рестораторов, игнорирование планирования превращает все расходы в незапланированные, что может привести к неожиданным результатам, включая риск закрытия бизнеса. Поэтому крайне важно заранее просчитывать возможные сценарии и быть готовым к различным обстоятельствам, чтобы обеспечить стабильность и развитие вашего ресторана.

Самые частые ошибки в учете и их источники являются важной темой для рассмотрения. Эти ошибки могут возникать как на этапе запуска ресторана, так и могут быть обнаружены при проведении аудитов в уже существующих заведениях.

Ошибка 1. Неопределенные роли и ответственности в заведении.

Это критический момент, ведь часто в ресторане нельзя найти ответственное лицо для насущных вопросов. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свои обязанности, особенно когда речь идет о таких ключевых позициях, как шеф-повар и бухгалтер.

Шеф-повар отвечает за все кулинарные процессы и должен знать все данные, используемые в системе учета. Например, если шеф-повар не знает коэффициентов отхода продуктов, это свидетельствует о его отсутствии в процессе учета, что недопустимо, поскольку такая информация напрямую влияет на прибыльность заведения.

С другой стороны, бухгалтер обрабатывает эти данные, но не определяет их. Его задача ─ корректно внести эти данные в систему. Шеф-повар должен установить показатели, передать их бухгалтеру и следить за их соблюдением поварами.

Если в ресторане нет специализированного бухгалтера-калькулятора, эту роль может выполнять руководитель или специально назначенный менеджер. Однако важно, чтобы ответственность была четко распределена, а не размыта среди нескольких человек, чтобы избежать хаоса и недоразумений в рабочем процессе.

Ошибка 2. Нарушение коммуникации

Вторая значимая проблема — это недостатки в коммуникации, которые часто являются следствием первой проблемы, связанной с неопределенностью ролей. Если данные, занесенные в систему, не соответствуют действительно используемым на практике, возникают разнообразные проблемы. Важно, чтобы на рабочих местах поваров всегда были доступны актуальные техкарты, которые отражают точные рецепты и нормы использования ингредиентов.

Эта информация помогает избежать ошибок, которые могут привести к недовольству клиентов, например, отсутствие определенных ингредиентов в блюде, непоследовательность вкуса любимых блюд или неоднородность порций, что может стать причиной негативных отзывов. Правильная коммуникация и наличие правильной информации являются ключевыми для того, чтобы все члены команды работали слаженно.

Ошибка 3. Спешка

В повседневной жизни мы часто видим, что спешка редко приводит к хорошим результатам. То же самое касается и ведения бухгалтерского учета. Работа, выполненная на скорую руку, обычно содержит много ошибок, неточностей и опечаток. Чтобы исправить эти ошибки, нужно потратить время на повторную проверку всех номенклатур, что, как правило, отнимает в три раза больше времени, чем если бы работа была выполнена аккуратно с самого начала.

Такие проблемы часто возникают в бухгалтерском учете, но не стоит забывать и о финансовых последствиях, которые могут быть еще более значительными. Избегание спешки и обеспечение внимательности и точности во всех этапах учетной работы являются ключевыми для предотвращения ошибок и обеспечения финансовой стабильности бизнеса.

Ошибка 4. Сотрудники

Некоторые заведения не вносят всех сотрудников в систему, что затрудняет учет заработной платы и контроль за проделанной работой. Это становится проблемой, когда, например, для официантов-стажеров создается одна общая учетная запись "Стажер", из-за чего невозможно точно определить, кто из них сделал ошибку в заказах или какие продажи принадлежат кому.

Это приводит к необходимости ведения ручных записей и двойной работы, особенно для бухгалтера, который должен вручную обрабатывать эти данные. Нерациональное использование времени и ресурсов, которые можно было бы потратить на другие задачи. Создание индивидуальных учетных записей для каждого сотрудника, даже в системах вроде Syrve, является простым и быстрым решением, которое значительно улучшает работу заведения.

Ошибка 5. Отсутствие финансовых показателей

Отсутствие ведения финансовых показателей является распространенной проблемой в ресторанном бизнесе, которую часто обнаруживают наши специалисты во время аудита управленческого учета на Syrve. Ведь в большинстве ресторанов финансовый учет не ведется должным образом: остатки на счетах не отражают реального состояния средств, руководство не может точно указать сумму денег в сейфе, не знает фактического объема прибыли, не владеет информацией о начислении заработной платы и мотивации персонала. Причинами такого состояния обычно является отсутствие необходимых знаний, непонимание, как корректно организовать финансовый учет, или нехватка квалифицированных специалистов. Решение этой проблемы требует привлечения опытных финансистов и внедрения систем учета, чтобы обеспечить точность финансовых данных и улучшить финансовую прозрачность в ресторане.