Как открыть свою кофейню

Полезные советы, как открыть свою кофейню на вынос и какие документы для этого нужны
Открытие кофейни — труд, требующий кропотливой подготовки и тщательного изучения всех аспектов, связанных с данной сферой. Идея об открытии кофейни, в большинстве случаев, звучит "А попробую, вдруг получится". Обычно, начинающий предприниматель и понятия не имеет с какими трудностями и вопросами может столкнуться.
В 95% случаев заведения, открывшиеся с нуля закрываются в первый год своего существования. Ниже мы расскажем, что нужно делать, чтобы попытать счастье войти в 5% победителей.
Самое главное в любом начинании — тщательная подготовка. Как начинающему предпринимателю, Вам нужно учесть все возможные расходы: оборудование, поставщики, аренда, заработная плата, и т. д.

После разработки бизнес-плана, фантазий и визуализации своего будущего ресторана, можно приступить к более скучным и тривиальным делам.

Какие документы нужны для открытия кофейни

Как и в любом бизнесе, без бумажной волокиты не обойтись. Необходимо собрать определенный перечень документов и разрешений:

  • регистрация предпринимательской деятельности. Для начала Вам необходимо зарегистрироваться в едином Гос. реестре;
  • оформить ИН;
  • подготовить мед. книжки для персонала;
  • получить лицензию на продажу акцизных изделий, если в таковых есть необходимость.

Выбрать форму налогообложения

Упрощенная и общая — две формы налогообложения в Украине. Упрощенная не подойдет, если планируете продавать акциз.

Преимущество общей системы:
  • процент высчитывается с доходов;
  • доступен любой вид деятельности (при наличии нужных лицензий);
  • неограниченный объем прибыли и количество работников.

Недостаток общей системы — сложное ведение бухгалтерского и налогового учета. Для тех заведений, что не будут продавать акцизные товары подходит упрощенная система налогообложения.


Определитесь с арендой помещения под кофейню

Во время поиска подходящей локации в коммерческой недвижимости перед вами будет выбор - облагородить уже построенную кофейню или строить с нуля. Если помещение эксплуатировалось под ресторан или кофейню, то предыдущий владелец избавил Вас от лишних телодвижений, все что Вам остается:
  • получить разрешительные документы;
  • переоформить договора на себя.
Если же решили открывать заведение с нуля, перед Вами открывается ряд преимуществ, например, сами выбираете форму здания, количество этажей и концепцию заведения. Но и минусов немало — нужно пройти огромное количество инстанций. Первым делом Вам нужно обратиться в SPV (проектную компанию).
Фирма должна быть частью СРО — саморегулируемой организации по проектным работам. В большинстве своем обычные архитекторские фирмы не смогут помочь получить все необходимые разрешения. Проектная компания помогает вам:

  • проектировать;
  • открыть лицензию на реконструкцию;
  • в проведении реконструкции;
  • получить лицензию о вводе помещения в эксплуатацию;
  • утвердить новый технический план в бюро технической инвентаризации.
Важно* до начала строительных работ арендовать землю, подписать договор аренды минимум на год и зарегистрироваться в гос. реестре.

Во время открытия кафе с нуля придется активно сотрудничать с разными инстанциями. Одна из них - СЭС (санитарно-эпидемиологической службы). Обязательно соблюдение норм касающихся вентиляции, пожарной безопасности и т.д.

Чтобы получить заключение СЭС, нужно предоставить:

  • удостоверение о государственной регистрации;
  • перечень справок из БТИ (бюро технической инвентаризации);
  • паспорт налогоплательщика;
  • заявление собственника;
  • проекты с описанием схем кондиционирования и вентиляции;
  • договор зарегистрированный в гос. реестре о купле-продаже или аренде помещения;
  • документ с пожарной инспекции, в котором будет указано наличие противопожарной защиты, сигнализации, наличие плана эвакуации и т.д.
  • договора с коммунальными компании.

Выбрать локацию для кофейни

Посещаемость, а значит и прибыль заведения очень часто зависят от месторасположения кафе. Перед тем как бросить якорь в каком-то определенном месте, стоит педантично продумать все за и все против.
В первую очередь нужно понять какая у кафе ЦА (целевая аудитория). В основном, любителями кофе являются студенты и бизнесмены. Значит, кофейню нужно ставить либо у университетов и/или студгородков, либо у бизнес-центров и офисов. С ЦА определились, теперь нужно понять, где больший поток людей и насколько часто в предполагаемом месте вообще есть поток.

Следующим и немаловажным шагом является изучение конкурентов в районе выбранной локации. Изучив подробно эти показатели, точно не прогадаете какое место выбрать для кофейни.
Выбрать поставщиков
Сфера обслуживания, как и любая другая сфера — огромная паутина, где каждый хочет иметь свою прибыль. Цель вполне ясна и прозрачна. Начиная сотрудничать, каждая из сторон видит свою выгоду. Взаимоотношения с поставщиками не исключение. При поиске партнеров нужно учесть важные моменты:

  • смена цен на товар;
  • привозят товар не вовремя;
  • обязательные объемы закупок;
  • условия возврата.

Также поставщики могут быть просто недобросовестными — не придерживаться условий прописанных в договоре, воровать. Как же все-таки выбрать поставщиков, когда строишь бизнес с нуля?

Перед поиском партнёров поставьте критерии, каковым должны соответствовать поставщики.

1. Требования к продуктам. Если основное блюдо Вашего заведения — кофе, необходимо прописать, что под машинку следует индивидуально подбирать зерна, а молоко должно быть определенной жирности.
2. Какие объемы закупок: оптом или в розницу.
3. Какие сроки доставки и как далеко может находиться склад поставщиков от Вашего заведения.
4. На какие объемы закупок ориентируетесь.
5. С кем уже работают будущие партнеры и т.д.

Хороший поставщик - это:
  • вовремя поставляется товар;
  • товар приходит всегда свежий;
  • наличие всех лицензий и разрешение на поставку;
  • наличие сертификатов о качестве товара;
  • замена не устраивающих позиций;
  • идти навстречу клиентам, быть гибким;
  • соответствие понятий "цена-качество".
Создайте свою концепцию кофейни
За последние годы, количество заведений увеличивается с геометрической прогрессией. Появляется вопрос "Как выжить и не затеряться среди тысяч других?" Для того чтобы попасть в вышеупомянутую пятерку процентов, стоит хорошо проработать концепцию: подобрать интерьер, продумать логотип и вывеску, учесть статистику (какие заведения популярны). Вы должны понимать, что заведение должно лаконично вписываться в локацию, а продающийся товар должен вписываться в заведение.

Вот Вы бы пошли пить пиво в кафе с нарисованным спанч-бобом или литл пони, а догадались бы, что там продается акцизная продукция? Скорее всего нет. Интерьер, экстерьер и меню должны лаконично дополнять друг друга, создавая единую концепцию.
Продумайте маркетинговую кампанию
Теперь стоит подумать и о продвижении кафе.
Главное в продвижении — хорошо выстроенная маркетинговая компания. Часто бывают случаи, что и заведение вроде отличное, и локация неплохая, но туда никто не ходит. "Почему в моем заведении маленькая посещаемость?" - спрашивает себя владелец кафе. Чтобы не попасть в 95% стоит хорошенько поработать над маркетинговой кампанией. Не поскупитесь и наймите хорошего маркетолога. Он сразу же расскажет о минусах вашего продвижения и подскажет варианты решения проблемы.
Вы узнаете о своей ЦА (целевой аудитории) и проведете сегментацию рынка. Аналитика очертит границы возможных клиентов и покажет на какую аудиторию направлять рекламу. Для хорошего маркетингового продвижения нужно изучить рынок и конкурентов — объективно оценить свои возможности.

  1. Выберите подходящий для Вашей концепции канал продвижения.
  2. Внедрите программу лояльности.
  3. Позаботьтесь о том, чтобы о Вашем заведении говорили задолго до его открытия. Например, пригласите кого-нибудь выступать в день открытия.

Выберите оборудование для кофейни

Для начала нужно определиться со стандартным оборудованием для кофейни:

  • кофемашина и кофемолка. Без этого пункта ни о какой кофейне и речи не может быть. А вот какие они будут — решать уже Вам. Все зависит от объемов изготовляемого кофе и ожидаемого качества;
  • фильтр для воды;
  • насос для воды, в случае, если будет стоять заведение по типу мафа;
  • витрины для кофейни (при наличии десертов);
  • моечное оборудование;
  • холодильное оборудование;
  • барная стойка;
  • пРРО или РРО для кофейни;
  • посуда.
Кроме основной техники, необходимой для приготовления и хранения блюд. Стоит сразу позаботиться о мониторах, кассах, сканерах и фискальном регистраторе. Любая выбранная вами техника должна отвечать всем требованиям современного ресторана и синхронизироваться с Вашим ПО.

  • кофемашина и кофемолка. Без этого пункта ни о какой кофейне и речи не может быть. А вот какие они будут — решать уже Вам. Все зависит от объемов изготовляемого кофе и ожидаемого качества;
  • фильтр для воды;
  • насос для воды, в случае, если будет стоять заведение по типу мафа;
  • витрины для кофейни (при наличии десертов);
  • моечное оборудование;
  • холодильное оборудование;
  • барная стойка;
  • пРРО или РРО для кофейни;
  • посуда.

Установите систему автоматизации кофейни

Главное, чтобы выбранная программа идеально выполняла все поставленные перед ней задачи. У сферы обслуживания есть свои нюансы и программное обеспечение должно их учитывать. Также, программа должна быть гибкой. В перспективе, Ваше кафе будет развиваться и бизнесу станут необходимы какие-то интеграции или, в связи с новым законодательством, обновления — главное, чтобы выбранная программа могла подстроиться под Ваши потребности.

К примеру можем взять программу iiko, она способна автоматизировать все типы кофеен, от одной точки и до франшизы. iiko идеально подходит для развивающегося бизнеса и легко автоматизирует все бизнес процессы. Плюсы программы — разработана специально для сферы обслуживания.

Хотите узнать стоимость программы?

Оставляйте заявку и наши специалисты проконсультируют Вас насчет программы iiko
Оставить заявку

Персонал

Для успешной работы заведения нужно подобрать компетентный персонал. Так что, к подбору работников отнеситесь очень ответственно. Ведь именно они станут лицом Вашей компании, а может, и выигрышным билетом к вышеупомянутым 5%
Детально опишите вакансию
Чем больше подробностей, тем релевантней фитбек
Выбирайте лучших
Пусть отбор кандидатов просеивается через сито критичности, поставьте перед собой цель максимально объективно оценивать человека.
Приготовьтесь к собеседованию
Сделайте пометки в отобранных резюме. Подготовьте вопросы, которые планируете задать кандидату. Для понимания насколько опытен кандидат, не забудьте спросить его об опыте.
Позаботьтесь об обстановке
Создайте непринужденную атмосферу, предложите кандидату кофе при встрече. Во время собеседования не отвлекайтесь на посторонние вещи, это может показаться неуважительным.
Точность — сестра таланта
Еще раз расскажите о вакансии, уточните все моменты (уровень заработной платы, условия работы, количество отпускных дней и т.д.) проинформируйте кандидата о повторном интервью, если в нем есть необходимость.
Контролируйте процесс интервью, делайте заметки
Будьте спокойны, ставьте открытые вопросы, если хотите получить открытый ответ. Сделайте все возможное, чтобы в основном говорил кандидат, а вы только задавали вопросы и изредка отвечали сами.
Подготовьтесь заранее к ответам на вопросы кандидата, даже к самым каверзным
На Уолл Стрит есть такая терминология "хищник" и "жертва". Идея заключается в том, что хищник ведет беседу — задает вопросы, но как только инициативу берет собеседник, роли меняются. Часто собеседуемые хотят взять роль "хищника" и задают, порой, неуместные вопросы.
Оцените кандидата
Обдумайте после собеседования, станет ли этот человек новым сотрудником. Принять решение помогут записи сделанные во время интервью. Будьте объективны и проанализировав весь диалог ответьте себе на эти вопросы:

  • Справится ли кандидат с работой?
  • Насколько хочет работать?
  • Насколько он гибкий?
  • Впишется в коллектив?

Помните, что 70% Вашего успеха зависит от правильного выбора персонала.

Сколько стоит открыть кофейню с нуля?

Затраты на открытие могут варьироваться от Вашей фантазии. Все зависит от выбранной концепции и объемов.

Запуск

Итак, вы прошли 9 кругов ада, у Вас все налажено: персонал во всеоружии, заведение автоматизировано, концепция кричащая, а маркетинговая кампания уже активно разносит инфоповод о новом ресторане. Самое время открываться!

Наш Вам совет, сделайте техническую прогонку перед масштабным открытием. Пригласите друзей и семью, заодно проверите все ли работает, а клиенты дадут конструктивные замечания.
Планируете открывать кафе с нуля?
Оставляйте заявку и наши специалисты ответят на все интересующие Вас вопросы